Mottak av uttrekk

Når uttrekk fra systemer hos arkivskaper skal deponeres eller avleveres hos Arkivverket, er det Seksjon for elektroniske arkiv som mottar uttrekkene, og som kontrollerer at uttrekkene er komplette. Dersom alt er på plass, får arkivskaperen en mottakskvittering.

Testing av uttrekk

Uttrekkene sendes videre til Seksjon for digitalt depot for en grundig teknisk test.

  • For testing av uttrekk fra Noark 3-systemer brukes testverktøyet Proteus.
    • second level
  • For testing av uttrekk fra Noark 4-systemer brukes testverktøyet ArkN4.
  • For testing av uttrekk fra fagsystemer og Noark 5-systemer brukes testverktøyet Arkade.

For uttrekk fra fagsystemer vil tilhørende tekniske metadatene bli kontrollert og komplettert i verktøyet Arkadukt. Metadatene skal følge Arkivverkets standard ADDML (Archival Data Description Markup Language). Arkade tester uttrekkets datafiler mot metadataene og forhåndsdefinerte testpunkter.

Alle testverktøyene lager detaljerte testrapporter, som vanligvis sendes arkivskaper og uttrekksprodusent for kommentering.

Behovet for kommentarer skyldes vanligvis at det oppdages avvik som testverktøyene ikke kan avgjøre bakgrunnen for. Dette er normalt. Autentiske «feil» skal beholdes, mens feil som skyldes uttrekksprosessen må rettes opp. Informasjonen i uttrekket skal langtidslagres i den stand den har vært brukt i saksbehandlingen.

Godkjenning av uttrekk

Blir et uttrekk godkjent, får arkivskaperen en godkjenningsmelding. I motsatt fall må arkivskaperen som regel produsere et nytt og korrigert uttrekk.

Når et uttrekk er godkjent, blir det registrert som ferdig og langtidslagret. Et uttrekk er vanligvis en deponering, som betyr at Arkivverket kun oppbevarer en kopi. Arkivskaper har i deponeringstiden selv ansvaret for bruken av materialet. Etter avtalt deponeringstid, som normalt er 25 år, vil deponeringen få status som en avlevering. Arkivverket overtar da råderetten og ansvaret for materialet.