Et arkivuttrekk, ofte omtalt som et avleveringsuttrekk, er datainnhold som skal hentes ut av et system og som inneholder data beskrevet i henhold til forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver.

Arkivverkets standarder for beskrivelse av arkivuttrekk:

  • Noark-3
  • Noark-4
  • Noark 5
  • ADDML

Mottak av arkivuttrekk

Ved mottak av arkivuttrekk kontrolleres det at arkivuttrekkene er komplette, det vil si at arkivuttrekket inneholder alle obligatoriske filer. Dersom det ikke avdekkes avvik, får arkivskaperen en bekreftelse på at arkivuttrekket er mottatt. I motsatt fall gis det tilbakemelding om at innleveringen av arkivuttrekket ikke kan godkjennes og må innleveres på nytt.

Innlevering av arkivuttrekk skal på forhånd være avtalt med Arkivverket.

Ved innlevering til Riksarkivet skal arkivuttrekk være pakket som en TAR-fil på maksimum 1 terabyte (TB), og være lagret på CD-R, DVD-R, harddisk eller minnepinne. Lagringsmediet skal transporterest på en sikker måte, enten som rekommandert sending i foret konvolutt, eller med bud.

Med lagringsmediet skal det vedlegges et følgebrev som identifiserer arkivuttrekket og som viser til avtale om overføring til Arkivverket.

Separat på e-post til skal det overføres en INFO-fil med sjekksum for TAR-filen. Algoritmen som genererer sjekksummen skal være SHA-256.

Testing av arkivuttrekk

Etter mottak sendes arkivuttrekket videre til teknisk testing. Arkivverket utvikler sine egne testverktøy og kan gi arkivskaper en detaljert tilbakemelding om feil og mangler.

  • For testing av arkivuttrekk fra Noark 4-systemer brukes testverktøyet ArkN4.
  • For testing av arkivuttrekk fra fagsystemer, Noark 3- og Noark 5-systemer brukes testverktøyet Arkade 4.

Alle testverktøyene lager detaljerte testrapporter, som vanligvis sendes arkivskaper og uttrekksprodusent for kommentering.

Behovet for kommentarer skyldes vanligvis at det oppdages avvik som testverktøyene ikke kan avgjøre bakgrunnen for. Dette er normalt. Autentiske «feil» skal beholdes, mens feil som skyldes uttrekksprosessen må rettes opp. Informasjonen i uttrekket skal langtidslagres i den stand den har vært brukt i saksbehandlingen.

Godkjenning av arkivuttrekk

Blir et arkivuttrekk godkjent, får arkivskaperen et godkjenningsbrev. I motsatt tilfelle, ved avvisning, må arkivskaper som regel produsere et nytt og korrigert arkivuttrekk.

Når et arkivuttrekk er godkjent, blir det registrert som ferdig og langtidslagret. Et arkivuttrekk er vanligvis en deponering, som betyr at Arkivverket kun oppbevarer en kopi. Arkivskaper har i deponeringstiden selv ansvaret for bruken av materialet. Etter avtalt deponeringstid, som normalt er 25 år, vil deponeringen få status som en avlevering. Arkivverket overtar da råderetten og ansvaret for materialet.