Internasjonal standard

Den internasjonale arkivorganisasjonen ICA har laget en internasjonal standard for arkivbeskrivelse. Denne lå til grunn for utarbeidelsen av det norske registreringssystemet Asta, og alle som skal systematisere og beskrive arkiver bør kjenne til ISAD(G)-standarden.

Allment arkivskjema

Et viktig grep for å standardisere arkivbeskrivelsen i Norge ble nådd gjennom utarbeidelsen av Allment arkivskjema. Med dette skjemaet kan alt arkivmateriale struktureres likeartet av alle, uavhengig av om det er skapt av et privat, kommunalt eller statlig organ.

Arkivkataloger

En arkivkatalog er det viktigste gjenfinningsmiddelet vi har til å finne opplysninger om innholdet i et arkiv. Arkivkatalogene er viktige for både brukere og ansatte i en arkivinstitusjon. Det finnes både papirbaserte og elektroniske arkivkataloger.

Papirkatalogen består av en innledning med informasjon om organisatoriske opplysninger om arkivskaperen og en omtale av arkivet med informasjon om hvordan det er ordnet og strukturert og om relasjoner mellom de ulike enhetene. Videre består den av en arkivliste som gir opplysninger om arkivets struktur. Arkivlisten er den viktigste delen av en arkivkatalog fordi den gir en detaljert informasjon om innholdet i serier, stykker, mapper og dokumenter. Dagens papirbaserte kataloger produseres som regel på basis av et elektronisk system.

De elektroniske katalogene blir som regel registrert i en database og fortrinnsvis i informasjonsystemet Asta, som er et system for arkivbeskrivelse og -gjenfinning. Informasjon om arkivskapere og arkiver legges inn, både i tekstfelt og ved hjelp av kategorier og ulike typer relasjoner. Videre beskrives arkivet i hierarkiske nivåer fra serie til dokument. Informasjonen som registreres i en database er søkbar. Man kan søke direkte i databasen og man kan gjøre den tilgjengelig på Internett. Arkivkataloger på Internett har ofte avanserte søkefunksjoner som gjør det enkelt å finne informasjon om arkivskapere og arkiver og relasjonen mellom dem.