De fleste arkivinstitusjoner produserer fremdeles papirkataloger, men nå på grunnlag av et elektronisk registreringssystem.

I en katalog beskrives arkivet fra det generelle til det spesifikke, for å bevare eller gjenskape sammenhenger og den hierarkiske strukturen i arkivet og dets deler. I katalogens innledning gis informasjon om arkivskaper og arkivet som helhet. På nivåene i arkivlisten gis informasjon om henholdsvis arkivserie, -stykke, -mappe og -dokument. Informasjon gis på det høyest mulige nivået. Det skal kun oppgis informasjon som er relevant for det nivået som beskrives, og informasjon bør ikke gjentas.

Et slikt katalogsystem baserer seg på at hver beskrivelse er direkte knyttet til nærmeste overstående enhet i katalogen. Det er sammenhengen mellom de hierarkisk strukturerte enhetene som til sammen gir full informasjon. Et dokument (som beskrives) ligger i en mappe (som beskrives) i et stykke (som beskrives) som tilhører en serie (som beskrives) i et arkiv (som beskrives) fra en arkivskaper (som beskrives).

En papirkatalog består alltid av følgende deler:

  • Innledning
    Her omtales arkivskapers historikk og virkeområde, arkivets tidsrom, ordning og struktur og relasjonen mellom de ulike enhetene, samt opplysninger om kassasjon og elektronisk arkiv.
  • Arkivliste
    Arkivlisten gir detaljert informasjon om hvilke bestanddeler arkivet består av. Den beskriver innholdet i serier, stykker, mapper og dokumenter. En viktig hensikt med arkivlisten er at den skal angi forbindelsen mellom arkivseriene og dokumentene, mappene og stykkene. Det styrende for rekkefølgen i arkivlisten er derfor seriene, som fungerer som overskrifter og har tilknyttede fysiske arkivenheter. Normalt vil arkivlisten i tillegg til topptekst, overskrift og paginering bestå av fire faste rubrikker for løpenummer, innholdsbeskrivelse, datering og magasinplassering.

En papirkatalog kan inneholde følgende deler:

  • Tittelside
  • Forord
  • Klausulside
  • Innledning
  • Innholdsfortegnelse
  • Arkivliste
  • Registre
  • Vedlegg