Håndteringen av minnematerialet i Buskerud, Vestfold og Telemark er koordinert av Statsarkivet i Kongsberg i samarbeid med IKA Kongsberg. Kommunene og institusjonene som har samlet inn minnemateriale oppbevarer det selv dersom de ønsker det. Riksarkivet kan ta imot materiale fra de som ikke ønsker å beholde det. Vanlige regler for tilbakelån gjelder. Det samme gjelder for kondolanseprotokoller som ønskes avlevert som en del av minnematerialet. Riksarkivet har utarbeidet gode løsninger for avlevering til dem, og statsarkivet anbefaler at dette tilbudet benyttes av de som ikke ønsker å beholde materialet selv.

Det er ønskelig at alt minnematerialet legges ut på en felles plassering i Arkivportalen etter at det er registrert i Asta, uansett den fysiske plasseringen til materialet. Riksarkivet kan være til assistanse for å få publisert katalogen i Arkivportalen for kommunene og institusjonene som ikke har Asta. Det anbefales å digitalisere det skriftlige materialet, slik at alt kan samles et felles sted for formidling. For de som ikke har mulighet til å digitalisere materialet selv kan Riksarkivet være til hjelp.

Videre arbeider Statsarkivet i Kongsberg og IKA Kongsberg med å lage en oversikt over kommunene og andre institusjoner i vårt distrikt og hva de har gjort med det innsamlede minnemateriale. For veiledning fra statsarkivet kontakt arkivar Øystein Ødegården (32869926), rådgiver Serina Johansson (32869920) og rådgiver Ingvild Aarøe Tønnesen (32 869911).