Statsarkivets årsmelding for 2009 gir et bilde av vår virksomhet. Årsmeldingen er delt inn etter arkivverkets virksomhetsmål.
Statsarkivet i Kongsberg skal tilrettelegge og stimulere for bevaring av arkiver. Vi skal bevare og forvalte arkiver og ikke minst tilgjengeliggjøre og formidle arkivenes mangfoldige innhold. Hva disse tre virksomhetsmålene helt konkret innebærer kan du lese mer om på denne siden.

Tilrettelegge og stimulere for bevaring av arkiver

Antall inspeksjoner og besøk har både i 2008 og 2009 vært lavere enn sammenlignet med tidligere år. Et prosjekt om bevaring av multikulturelle arkiver ble påstartet i 2008 og SAKO mottok i 2009 en avlevering fra Buskerud innvandrerråd. Vi har hatt ansvaret for et bevarings- og kassasjonsprosjekt for digitalt arkivmateriale fra Statens Kartverk. Vi har i 2009 overtatt ansvaret for privatarkivsamarbeidet i Telemark.

Inspeksjoner og besøk

Statlige arkivskapere:

Bragernes prestekontor
NAV Nedre Eiker trygd
Tønsberg tingrett
Telemark fylkeskommune (Telemarkskanalen)

Omvisninger og orienteringer i SAKO

Statlige arkivskapere:

Telemark fylkeskommune (Telemarkskanalen).

Private arkivskapere:

Ingen

Bevare og forvalte arkiver

Avleveringer

SAKO hadde som mål å motta 700 hyllemeter arkivmateriale fra offentlige arkivskapere i 2009. Det endelige tallet er 377,9 hyllemeter, herav 6,7 hyllemeter privatarkiver. Dette innebærer i en nedgang på 30,6 hyllemeter i forhold til 2008.

Det har vært en nedgang i avleveringer, til tross for at det venter større avleveringer ute i forvaltningen. Dette skyldes blant annet at flere avleveringer er utsatt i påvente av at materialet er ferdig bevarings- og kassasjonsvurdert. Vi venter at nedgangen trolig etterfølges av desto større antall hyllemeter med avleveringer de kommende årene.Etterslepet av ikke-avlevert materiale er tidligere beregnet til omkring 4000 hyllemeter, men dette tallet bør revideres ved anledning.

Depotarbeid

I 2009 ble det ordnet ferdig til sammen 562,9  hm arkiver (1060 hm i 2008). Målet er å holde ordningsaktiviteten høy for å unngå etterslep på avlevert materiale, og samtidig redusere den totale mengden uordnet materiale.
Ved utgangen av året var antall hm i tilgjengelig orden 12539,5 hm, mens kategorien ”vanskelig tilgjengelig arkiv” var på 250,7 hm, dvs 1,6 %  av samlet  arkivmasse (12793,2 hm). Med ”vanskelig tilgjengelig arkiv” menes materiale der det foreligger avleveringslister, men ikke endelig katalog. Et slikt etterslep vil det alltid være som følge av løpende avleveringer. Om lag 3  hm er utilgjengelig i den forstand at materialet er uordnet og mangler enhver fortegnelse.  

Konservering/restaurering

Hovedfokus i 2009 har vært på forebyggende konservering. Arkivmateriale vedrørende sjøinnrulleringen har blitt konservert og sendt til Riksarkivet for digitalisering.

Tilgjengeliggjøre og formidle arkiver

Formidling

Formidlingsutvalget ved SAKO har satset på nettformidling, og har i forbindelse med kulturminneåret laget 12 nye nettsider. I tillegg har vi ulike bidrag til digitalarkivet, blant annet til julekalenderen.
Undervisningsopplegget vårt for 9. skoletrinn

har blitt en del av den kulturelle skolesekken i Kongsberg for skoleåret 2009/2010, sammen med visning av Max Manus filmen. I tillegg er vi med i programmet for den kulturelle skolesekken i Buskerud. Vi hadde tre omvisninger for Skrim ungdomsskole på begynnelsen av året.

Arkivenes dag ble arrangert 14. november, med oppmøte på om lag 30 personer. Vi hadde også stand på slektsforskerdagen til DIS på Kongsberg og Øvre Sandsvær historielag var på omvisning hos oss.

Lesesalsdrift

(tilsvarende tall for 2008 i parentes)
Åpningstider for lesesalen: 01.01.-31.05 og 01.09.-31.12

 Man., tors., fre.: 09.00-15.00
 Tirs., ons. : 09.00-19.00
 Lør.: 09.00-13.00

 01.06-31.08

 Man,-fre.: 09.00-15.00
 Lør.: Stengt

Samlet åpningstid i 2009: 1933 timer (1785)

Antall lesesalsgjester; 1256 (1509)
Antall utlån på lesesalen:
Protokoller/ esker/ pakker 3359 (4147)

Lesesalsbesøket har gått ned med 16,8 %, og antall utlånte arkivsaker gått ned 19 %. Hver lesesalsgjest har i gjennomsnitt lånt 2,7 arkivsaker, det samme som i 2008.

Saksbehandling

Antall brukerforespørsler viser fortsatt nedgang, med 4 % nedgang i 2009 mot 6 % nedgang i 2008. Den innbyrdes fordelingen av brukerforespørslene holder seg ganske stabil. Her kunne man ha ventet en forholdsvis større nedgang når det gjaldt hobbyforespørslene, fordi kirkebøkene og skiftematerialet nå er på nett.

(tilsvarende tall for 2008 i parentes)

Antall saksnummer i journalen: 1.597 (2.694)
Antall inngående journalposter: 2.754 (2.827)
Herav brukerforespørsler 2.609  (2.715)

Brukerforespørslene utgjorde altså 95 % av alle henvendelsene, og fordelte seg på følgende tre hovedområder:

1. Rettigheter; eiendom, velferd: 2.213 (2.279)
Dette er 84,8 % (83,9) av brukerforespørslene

2. Faglige behov: 42 (62)
Dette er 1,6 % (2,3) av brukerforespørslene

3. Hobby: 354   (374)
Dette er 13,6% (13,8) av brukerforespørslene

Antall nye avskriftssider: 28  (70)

Attesterte kopier: 18 (15)
Uattesterte kopier: 18.850 (17.232)(inkl. gratiskopier)
Utskrifter fra kirkebøker o.l.: 25 (19)
Antallet nye avskriftssider varierer fra år til år, men har vist en synkende tendens over tid.

Innlån av arkivsaker: 0 (1)

Utlån/tilbakelån av arkivsaker: 10 (6)
Vi gjør oppmerksom på at vi ikke har telt antall leverte foto og digitale kopier, som er sendt over e-post.

Bibliotek

Biblioteket er i bra stand med alle bøker registrert, fordelt på lesesal og magasinet. Vi bruker Mikromarc biblioteksystem, modul MM2. I Micromarc er det registrert 7.161 poster eller titler, derav er det mange store serier slik at antall bind anslås til ca. 11.200.

Alle ansatte har tilgang til søkebasen på sitt kontor. Vi har lagt ut bokbasen vår på internett under Norsk samkatalog for bøker, som er Nasjonalbibliotekets bokbase med ”dumping” to ganger i året. Tidsskrifter registrerer vi i manuelt kortsystem.
Tilveksten på bøker var i 2009 på 42 bøker, derav var 11 gaver. Vi abonnerer på 28 tidsskrifter, derav er 12 gratis. Vi har ikke utlån av bøker, og har ikke håndtert innlån av bøker i løpet av 2009.

Omvisning på Arkivenes dag 14 november 2009