I løpet av året har vi styrket vår arkivfaglige bemanning, og satset sterkere på tilsynsoppgaver. Dette har vært nødvendig for å kunne følge opp de bygningsfaglige rapportene fra kommunal sektor. For første gang har vi registrert en signifikant nedgang i antall brukerforespørsler som følge av digitalisering og publisering av arkivmaterialet på nett. Dette har latt seg gjøre fordi våre medarbeidere har lagt mye arbeid i å instruere og lære opp brukerne til å benytte nettilbudene på egen hånd. Avleveringer, ordningsarbeid og tiltak for å høyne depotkvaliteten har som vanlig hatt sterkt fokus.

Årsmeldingen er satt opp etter mønster av Arkivverkets strategiplan.

 

Strategiområde A: Digital tilgjengelighet

Pantebøker for Buskerud, Vestfold og Telemark i perioden 1945-47 er tilgjengelige på Digitalarkivet,  med unntak av de dokumentene som inneholder opplysninger om landssvikssaker. Passjournaler for Tønsberg by og Larvik fogderi og skattemanntall for Øvre Sandsvær er digitalt transkribert. Passjournal for Porsgrunn byfogd er digitalt transkribert, korrekturlest og rettet. 22 pantebøker fra Holmestrand sorenskriveri er indeksert på nytt. Skifteregisterkortene fra SAKO er lagt ut på Digitalarkivet. Vi har skannet 8 sjøinnrulleringsprotokoller, 2 kirkebøker og 5 ekstrarettsprotokoller.

Vår målsetting er å ha gode beskrivelser av de fysiske arkivene, de tilknyttede aktørene og forholdet mellom dem. Nye arkiver er fortløpende kvalitetssikret og publisert i Arkivportalen.

Vi har arbeidet med å gjennomgå magasinene for å registrere nøyaktig hylleplassering. Dette har avdekket feil i kataloginformasjonen som systematisk blir rettet opp, men arbeidet er tidkrevende.

Det er laget to nettutstillinger dette året. Arbeidet med jubileene for 1814 og 1913 er så vidt kommet i gang, og vil fortsette i 2012. Det er lagt ut oversikt over sorenskriverier og kommuner  i vårt distrikt på hjemmesidene våre.

Strategiområde B: Digital bevaring

SAKO er ett av tre statsarkiv som på vegne av Riksarkivet mottar og tester digitalt skapt materiale. En kopi av det godkjente materialet blir lagret i vårt eget magasin fram til Arkivverkets nye sikringsmagasin står ferdig.

Strategiområde C: Digital arkivdanning

SAKO deltar på felles etatsprosjekter for å kartlegge og bevaringsvurdere elektronisk arkiv hos offentlige etater. I 2011 har våre prosjekter vært rettet mot Statens kartverk og Statens landbruksforvaltning.

Virksomhetsområde D: Bevaring av analogt materiale

SAKO har mottatt 560,0  hyllemeter (hm) arkivmateriale fra arkivskapere i 2011, herav 9,5 hyllemeter privatarkiver. Dette innebærer en oppgang på 133,4 hyllemeter i forhold til 2010.

I 2011 har vi fortsatt prosjektet om innvandrerarkiver og bevaring av multikulturelle arkiver. Vi har fortsatt dialogen med Buskerud Innvandrerråd og har også kontaktet Telemark Innvandrerråd.

Bevaringspolitikk for privatarkiver til SAKO retter seg blant annet mot teknologihistorisk dokumentasjon. SAKO har i 2011 fortsatt dialogen med Kongsberg Gruppen vedrørende arkiver etter Kongsberg Våpenfabrikk og etterkommere av denne.

Vi har veiledet private arkivskapere som ønsker å avlevere til oss eller andre.

Depotarbeid

I 2011 ble det ordnet ferdig til sammen 444,8 hm arkiver (414,5 hm i 2010). Målet er å holde ordningsaktiviteten høy for å unngå etterslep på avlevert materiale, og samtidig redusere den totale mengden uordnet materiale.
Ved utgangen av året utgjorde arkiver i ferdig ordnet, katalogisert og tilgjengelig orden 13399,8 hyllemeter. For 326,0  hyllemeter foreligger det avleveringslister, men ikke ferdig katalog. Bare 3  hm er utilgjengelig i den forstand at materialet er uordnet og mangler enhver fortegnelse.  

Konservering/restaurering

Hovedfokus i 2011 har vært på kartlegging av arkivenes fysiske tilstand, arbeid med og skriving av Plan for fysisk bevaring  og aktiv og forebyggende konservering.
Den aktive konserveringen har bestått i småreparasjoner og klargjøring for digitalisering, muggbehandling og ompakking. I tillegg er enkelte tidsskrifter innbundet. Det ble tidlig på året oppdaget en større muggskade i et sorenskriverarkiv. Skaden har oppstått på et tidligere tidspunkt, og materialet er nå ferdig sanert og ompakket.

Vi har kvalitetssikret lesbarheten av panteregistre som er lagt ut på nett. Om lag 68 000 sider er undersøkt.

Virksomhetsområde E: Behandling av brukerhenvendelser

Saksbehandling

Antall brukerforespørsler i 2011 viser en nedgang på 32  % . Den innbyrdes fordelingen av brukerforespørslene holder seg ganske stabil, med unntak av en betydelig nedgang i eiendomssaker og tinglyste dokumenter. Vi oppfordrer og veileder profesjonelle brukere av tinglysningstjenesten til selv å finne fram i de skannede dokumentene på digitalarkivet, og dette er bakgrunnen for den betydelige nedgangen i saksmengden.

Det har i 2011 har det vært økning i antall forespørsler om klausulert materiale til bruk i erstatningssaker. Det er en stor arbeidsmengde knyttet til disse sakene, med kopier, gjennomgang og sladding. Store avleveringer av skattelister har også ført til flere forespørsler.

I tråd med Riksarkivarens retningslinjer har SAKO ført en restriktiv linje i behandlingen av hobbyforespørsler, både med hensyn til arbeidet som nedlegges i den enkelte forespørsel og i behandlingen av gjentatte forespørsler fra samme bruker. Oppslag og undersøkelser i kirkebøkene blir ikke lenger foretatt etter at disse kom ut på nettet.

Brukerforespørslene fordelte seg på følgende tre hovedområder:

1. Rettigheter; eiendom, velferd: 52,9 %
2. Faglige behov: 29,6 %   
3. Hobby: 17,3 %
 

Høsten 2011 opprettet vi et eget spørreforum  etter Arkivverkets felles retningslinjer der vi besvarer generelle spørsmål om kilder og kildebruk, mv. Spørsmål som innebærer oppslag og leting i vårt arkivmateriale journalføres og saksbehandles på ordinær måte.

Lesesalsdrift

Lesesalen var åpen til sammen 1875 timer i 2011. Antall besøkende var 1184, en nedgang på 3,7 %. Det ble lånt ut 2431 arkivstykker, en nedgang på 17,5 %.

Bibliotek

Vi har lagt ut bokbasen vår på internett i Nasjonalbibliotekets bokbase.  Det er registrert 7296 titler i basen. Tilveksten var i 2011 51 bøker. Vi abonnerer på 23 tidsskrifter, og disse registreres i manuelt kortsystem. Utlån av bøker praktiserer vi ikke, og vi har ikke lånt inn bøker i 2011.

Virksomhetsområde F: Myndighetsutøvelse og eksternt samarbeid

Inspeksjoner og besøk hos arkivskapere

Arbeidstilsynet Drammen tilsynskontor
Arbeidstilsynet Sør-Norge
Tunsberg bispedømme
Tunsberg bispedømmeråd
Lillegården kompetansesenter
Fylkesmannen i Telemark
Jernbaneverket Drammen

I tillegg er rådgivning og veiledning gitt i betydelig utstrekning pr. telefon, brev eller e-post. 

SAKO holdt i juni 2011 informasjonsmøte for kommunene i vårt distrikt om utforming og innlevering av bygningsfaglige tilstandsrapporter for kommunale arkivlokaler. Hovedfokuset høsten 2011 har vært oppfølging av de innsendte bygningsfaglige rapportene og henvendelser fra kommunene.

SAKO har veiledet kommuner og andre arkivaktører i arbeidet med innsamlingen og håndteringen av minnemateriale etter tragedien 22. juli. I november 2011 avholdt SAKO koordineringsmøte for aktuelle bevaringsinstitusjoner i vårt distrikt.

IKA Kongsberg  er i ferd med å etablere et felles arkivdepot for kommunale arkiver og SAKO har samarbeidet med IKA om dette.
Vi har fortsatt arbeidet som fylkeskoordinerende ledd for privatarkiver i Telemark og har arrangert kontaktmøte med museene i Telemark.

Vi samarbeider med Vestfoldarkivet om privatarkivarbeid. Vestfoldarkivet har ansvar for koordineringen av privatarkivarbeidet i Buskerud og Vestfold. Vi har deltatt på to nettverkssamlinger for privatarkiv i Buskerud og Vestfold, arrangert av Vestfoldarkivet.

Virksomhetsområde G: Synlighet i det offentlige rom

I 2011 har vi fortsatt undervisningsopplegget  vårt for 9. skoletrinn om 2. verdenskrig. Opplegget er en del av den kulturelle skolesekken i Kongsberg og våren 2011 hadde vi omvisning for 15 skoleklasser.

På Slektsforskerdagen til DIS 29. oktober hadde SAKO stand. I 2011 har vi hatt omvisninger - for 3 historielag og folkeuniversitetet.

I 2011 har våre medarbeidere hatt to artikler i Arkivmagasinet,  ”Storbonden som ble stasjonsmester” og ”Bondetogene i 1818”. Det har også blitt skrevet en kort artikkel med bilder fra arkivet etter Den Kongelige Mynt for Arkivmagasinet. I Laagendalsposten  har vi hatt oppslag om at eidsvollsfullsmaktene har kommet ut på nett.