Offentlig forvaltning blir i stadig økende grad fullelektronisk. Dokumentasjon knyttet til oss som innbyggere, pasienter og rettighetshavere vil fra et gitt tidspunkt utelukkende eksistere i elektronisk form, og forvaltningen står overfor enorme utfordringer knyttet til bevaringen av elektroniske arkiv. Tilstanden er beskrevet på overordnet nivå i Stortingsmelding om arkiv og i Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor

Kun seks prosent er sikret

Kommuner og fylkeskommuner har benyttet elektroniske sak/arkiv-systemer og fagsystemer siden begynnelsen av 1980-tallet. I (Riksarkivarens program for arbeidet med helhetlig samfunnsdokumentasjon) ble det i 2014 gjennomført en kartlegging av digitalt skapt materiale i kommunal sektor fra perioden 1985 – 2010. Oppdraget var å estimere mengden materiale, og anslå kostnader og ressursbehov for å sikre dette materialet. 

Prosjektet dokumenterte at det er store etterslep på bevaringen av digitalt skapte arkiver i kommunal sektor. Basert på eksisterende kartlegginger gjort av de kommunale arkivinstitusjonene, kunne prosjektet konkludere med at det i kommuner og fylkeskommuner finnes ca. 12 000 systemforekomster fra perioden 1985 – 2010 som er bevaringsaktuelle for ettertiden. Dette anslaget er et absolutt minimum, og det reelle tallet er trolig langt høyere. Hver kommune har i snitt 28,5 systemforekomster (de største kommunene har langt flere), mens fylkeskommunene i snitt har 25 systemforekomster. 

Bevaring av elektroniske arkivsystemer innebærer at det må tas uttrekk, som betyr at alle bevaringsverdige data og/eller elektroniske dokumenter må hentes ut i et format og med en struktur som er egnet for langtidsbevaring (depot). I kommer det fram at det pr. 31.12.2014 kun er bevart 722 uttrekk fra fagsystemer og Noark-systemer i de kommunale arkivinstitusjonene (byarkiv, fylkesarkiv og interkommunale arkiv). 

Når det kun er tatt 722 uttrekk, og den totale mengden er estimert til minimum 12 000 systemforekomster, betyr det at kun seks prosent av elektroniske arkivsystemer i landets kommuner og fylkeskommuner er sikret for ettertiden. 

– At det står dårligst til med bevaringen av fagsystemer, gir spesielt grunn til bekymring. Kommunal virksomhet er i stor grad preget av tjenesteytelser til innbyggerne innen skole, helse og sosiale tjenester. De kommunale arkivene, og spesielt fagsystemene, inneholder dermed mye rettighetsdokumentasjon og personsensitive opplysninger. Dette er arkiv som er særdeles viktig både for å kunne dokumentere den enkelte innbyggers rettigheter og plikter, og for kommunen selv som dokumentasjon av sin saksbehandling og oppgaveløsning, sier riksarkivar Inga Bolstad om tallene.

I Statistikk for arkivinstitusjoner 2014 kommer det også fram andre tall som utdyper bildet:

  • 76 % av kommuner og fylkeskommuner har ikke foretatt noen uttrekk fra fagsystemer for langtidsbevaring.
  • 28 % av kommunene og fylkeskommunene svarer at de heller ikke vet hvordan utfasede og avsluttede systemer skal håndteres.
  • Kun 27 % av kommunene og fylkeskommunene har rutiner for regelmessige uttrekk fra Noark-systemer for langtidsbevaring. 
  • Kostnadene for å sikre dette materialet vil ligge i størrelsesorden 1-2 milliarder kroner.

Se også: 

Arkiv i kommunereformen – er vi forberedt?

I statistikken ble det også innhentet informasjon om arbeidet med kommunereformen:

  • Få kommuner (kun 9 %) har startet opp å planlegge håndteringen av sine arkiver ved eventuelle kommunesammenslåinger.
  • Arkivpersonalet er foreløpig i liten grad med i planleggingsprosessene (15 %).

– Skal man unngå tap av viktig dokumentasjon, er det helt avgjørende at avslutning og uttrekk av sak/arkiv-systemer og fagsystemer tas inn i planleggingen av kommunesammenslåinger. For at man skal lykkes er det nødvendig å sette av de nødvendige ressurser, både i form av økonomi og kompetanse, sier Bolstad.

Les også:

Arkivverket har sammen med samarbeidspartnere laget en veileder i håndtering av arkiv og dokumentasjonsforvaltning for arkivledere i kommuner som planlegger en kommunesammenslåing. Den finner du på .

For en utdypning av situasjonen i kommunal sektor, se  og .


Statlig sektor – etterslep med mange ulike systemer

I 2015 ble det gjennomført en kartlegging av alt arkivmaterialet i statlig sektor som skal avleveres til Arkivverket for oppbevaring og/eller langtidsbevaring. I statlig forvaltning finnes det 15 departementer, ca. 350 direktorater/etater og totalt ca. 3000 enheter på lavere nivå. Kartleggingen viste følgende:

  • Fra statlig sektor er det avlevert 1128 elektroniske uttrekk til Arkivverket, men ingen av disse er gjort tilgjengelig for bruk.  
  • I statlig sektor eksisterer det omkring 2000 IT-systemer, hvorav ca. 300 er Noark-baserte systemer og over 1100 er unike fagsystemer.
  • Fra departementer og sentrale etater/direktorater kan det ligge 800 til 1600 arkivuttrekk fra de siste 20 årene som venter på avlevering (til Arkivverket).
  • I de underliggende enhetene, finnes det mellom 1000 og 4000 uttrekk på vent.
  • Over 200 Noark-systemer er ute av bruk og krever umiddelbar oppfølging for å redde dokumentasjonen.

 For en utdypning av situasjonen i statlig sektor, se rapporten Kartlegging av fysisk og elektronisk arkivmateriale i statlig sektor 2015

Digitalisering av papirarkiv i Arkivverket

I 2014 hadde Arkivverket skannet ca. 53 millioner sider fra arkivdokumenter. Dette utgjør ca. 2 % av bestanden, og andelen er fallende. Det skal igangsettes et arbeid med å legge planer for hvilket materiale som skal digitaliseres framover.

– Det å satse på digitalisering har gitt en vesentlig økt verdi for det kildematerialet som nå er åpent tilgjengelig på nett. Vi ser frem til å få mer av våre arkiver ut på nettet, sier Bolstad.

 

Riksarkivet bevarer det digitale arkivmaterialet fra statsforvaltningen på ulike lagringsmedier og på separate lokasjoner. På bildet ser vi taper med deponert og avlevert arkivmateriale. Hver tape i denne tape-roboten har en lagringskapasitet på 1.5 terrabyte (foto:Riksarkivet)

Riksarkivet bevarer det digitale arkivmaterialet fra statsforvaltningen på ulike lagringsmedier og på separate lokasjoner. På bildet ser vi taper med deponert og avlevert arkivmateriale. Hver tape i denne tape-roboten har en lagringskapasitet på 1.5 terrabyte (foto:Riksarkivet)