Rettleiinga er utarbeida av SAMDOK, eit samarbeidsprosjekt i regi av Riksarkivaren for å sikre samfunnsdokumentasjon frå kommunal, statleg og privat sektor (skjermdump).

Rettleiinga er utarbeida av SAMDOK, eit samarbeidsprosjekt i regi av Riksarkivaren for å sikre samfunnsdokumentasjon frå kommunal, statleg og privat sektor (skjermdump).

 

Statsråd Jan Tore Sanner i Kommunal- og moderniseringsdepartementet seier det er viktig at kommunale arkiv blir tekne godt vare på i ein kommunesamanslåingsprosess:

– Eg vil ynskje arkivleiarar og andre ansvarlege i kommunane lykke til med arbeidet når dei startar samanslåing med andre kommunar. Arkiva er kommunane sitt minne, og det er viktig at denne dokumentasjonen blir teke godt vare på for ettertida. Samtidig gir ein samanslåingsprosess spennande moglegheiter for å tenkje nytt når arkivtenester skal etablerast i den nye kommunen.

Kommunal- og moderniseringsminister Jan Tore Sanner
(foto: Torbjørn Tandberg/ KMD).


Kva handlar rettleiaren om?

Rettleiaren er laga av Arkivverket, i samarbeid med kommunal sektor. Første del av rettleiinga vart lansert i januar 2016. Denne er no oppdatert og revidert. 

  • Del 1 omhandlar fasen fram til lokalt vedtak om samanslåing er fatta. Her får du råd om kva førebuingar som kan gjerast før vedtak, og informasjon om konkrete tiltak som kan setjast i gang medan ein ventar på vedtak.
  • Del 2 omhandlar fasen frå lokalt vedtak er fatta til samanslåing er gjennomført. Den gir ei oversikt over kva arkivfaglege oppgåver som må gjennomførast i samanslåingsfasen, og tek for seg prosessen steg for steg – sett frå arkivleiar sin ståstad. Denne delen gir og konkrete råd om handtering av eksisterande arkiv, samt etablering av arkivteneste og arkiv i ny kommune.
  • Del 3 gir råd om langsiktig arbeid med arkiv og dokumentasjonsforvaltning i ny kommune.

Heile rettleiinga finn du på kommunereformarkiv.no

Reform krev tidlig arkivinnsats

Kommunereforma er eit prioritert område for Arkivverket og SAMDOK. Reforma vil kunne innebere kommunesamanslåingar, samanslåing av fylkeskommunar og overføring av oppgåver mellom forvaltingsnivåa. Arkiv frå dei noverande kommunane skal avsluttast og avleverast til depot, arkiv i dei nye storkommunane skal etablerast. Fylkeskommunane vert også berørte av reforma. Det er avgjerande å setje i gang tiltak i forkant av reforma for å unngå informasjonstap og leggje til rette for effektiv forvalting i den nye kommunen. 

Kommunane og fylkeskommunane er sjølve ansvarlege for at arkiva og dokumentasjonen vert handtert på rett måte.

Arkivverket har motteke fleire positive tilbakemeldingar på rettleiaren, blant anna frå arkivleiar Jahn Pettersen i Stokke kommune:

– Eg synest det arbeidet som er gjort er svært grundig, og i ei ideell verd kunne ein ønske at rettleiaren hadde vore ferdig alt i 2015 – slik at eg sjølv kunne hatt ein rettleiar i arbeidet vi nå står midt i her i Sandefjord. Det vil vere eit svært nyttig hjelpemiddel for kommunane som nå startar opp sitt kommunesamanslåingsarbeid, seier Pettersen. Stokke kommune skal saman med Sandefjord og Andebu kommunar skal slå seg saman til å bli ”nye Sandefjord kommune”. I denne prosessen er Pettersen delprosjektleiar for "Sikre dokumentforvaltningen i nye Sandefjord".

Arkivleiar Jan Husebø i Vindafjord kommune leia samanslåingsprosessen mellom Ølen og Vindafjord i 2006:

– Kommunesamanslåing er krevande for arkivet, men det er også ei moglegheit for å rydde opp og koma betre ut enn om ein fortset åleine. Det er fullt mogleg å gjennomføre ein god prosess og få eit kvalitativt godt resultat. Vi opplevde det positivt å få bruka så mykje tid i samanslåingsprosessen til å gjennomgå arkivsituasjonen vår og finna fram til nye løysingar og meiner vi kom styrka ut som arkivinstans. I vår samanslåingsprosess var det svært lite verktøy tilgjengeleg for å hjelpa oss i prosessen og vi måtte ”finna opp hjulet” sjølv. Situasjonen i dag er langt betre, og rettleiarmaterialet som no er tilgjengeleg vil kunna hjelpa kommunane mykje raskare inn i ein god prosess. Sjå difor på kommunesamanslåing som ein positiv mulighet for arkivet på veg mot større profesjonalitet, seier Husebø.

Kan brukast av alle kommunar, og fylke

Prosjektleiar for SAMDOK sitt arbeid med kommunereforma, Anna Malmø-Lund i Riksarkivet fortel at sjølv om rettleiinga er utarbeida med utgangspunkt i kommunereforma, kan ho også brukast i samband med regionsreforma, då arkivregelverket er det same for kommunar og fylkeskommunar.

Kommunar som ikkje skal slå seg saman kan og ha stor nytte av rettleiaren:

– Rettleiinga er eit godt verktøy for alle kommunar. Her får du tips og råd om etablering av ny arkivteneste, til dømes frå desentralisert til sentralisert, om avslutting av fagsystem og etablering av nye, og om korleis du går fram når du skal digitalisere sakshandsaminga, for å nemne nokre få døme.

Prosjektleiar for SAMDOK sitt arbeid med kommunereforma, Anna Malmø Lund (foto: Riksarkivet).

Prosjektleiar for SAMDOK sitt arbeid med
kommunereforma, Anna Malmø Lund (foto: Riksarkivet).

 

I tillegg til rettleiar kjem det også opplæringspakkar med video og foilsett, retta mot arkivleiarar, rådmenn, prosjektleiarar og andre som kan ha nytte av dette. Alt dette blir lagt ut på Arkivverkets nettsider om kommunereforma etterkvart.

SAMDOK er eit samarbeidsprosjekt i regi av Riksarkivaren for å sikre samfunnsdokumentasjon frå kommunal, statleg og privat sektor. For meir informasjon om utarbeiding av rettleiinga, sjå samarbeidspartnarar.