(foto: Depositphotos.com)

(foto: Depositphotos.com)


1) Hva er kommunale arkiver?

Gjennom sin aktivitet skaper og mottar kommunen dokumenter, og dermed arkivmateriale. Kommunale arkiver kan være alt fra saksdokumenter i papirformat til innholdet i databaser, nettsider, sosiale medier, filområder, e-postregistre, SMS og nettskyer. Arkiver som dokumenterer dine rettigheter skal som regel bevares svært lenge. Arkiver som inneholder dokumentasjon av historisk, kulturhistorisk eller forskningsmessig verdi skal tas vare på for all fremtid.

2) Hvilke arkiver tar kommunen min vare på?

Kommunene har blant annet ansvar for skole, barnevern, sosial-, helse- og omsorgstjenester. Kommunale arkiver brukes for eksempel til å dokumentere barnevernets håndtering av overgrepssaker, de viser oppfølgingen hver enkelt elev fikk i grunnskolen, og hvordan pleietrengende blir ivaretatt. Arkivene kan også dokumentere eiendomsgrenser, byggesaker, lokalt næringsliv, hva kommunen bruker pengene på, og forenings- og kulturliv.

3) Hva slags informasjon har kommunen min om meg?

Som innbyggere i en velferdsstat har vi alle krav på offentlige tjenester som undervisning, sosialtjenester og helseomsorg. Har du for eksempel gått på skole, oppsøkt helsestasjonen, bygd eller kjøpt deg hus, vil det finnes informasjon om deg i kommunens arkiver. Har du flyttet på deg, vil det ligge opplysninger i flere kommuner.

4) Hvorfor er det viktig for meg at denne informasjonen blir tatt vare på?

Arkvene sikrer rettighetene dine i samfunnet. Hvis du selv mister viktige papirer – enten du roter de bort eller er utsatt for brann – skal du være trygg på at de fremdeles  finnes i kommunens arkiver. Dette kan dreie seg om papirer som viser hvor stor tomten din er, vedtak om sykehjemsplass, om barnet ditt har fått den spesialundervisningen hun har hatt krav på, og hvilke vaksiner hun har fått. Ryddige og tilgjengelige arkiver styrker offentligheten og dine og mine muligheter til å få innsyn i den informasjonen vi har krav på.

5) Hvordan kan dokumentasjon av mine rettigheter gå tapt ved en kommunesammenslåing?

Kommunens dokumentasjon produseres i dag hovedsakelig i elektronisk form. Når to eller flere kommuner som arkiverer dokumentene sine i ulike datasystemer skal slås sammen til én kommune, er det fare for at ting blir borte. Det kreves nøye planlegging for å redusere risikoen for at dokumentasjon går tapt. Ved en kommunesammenslåing er det mange krevende spørsmål som skal besvares. Erfaringer viser at arkivforhold ofte får lite oppmerksomhet når kommuner har gått sammen. Manglende styring på dette området vil gi ekstrakostnader for Kommune-Norge.

 6) Hva skjer om noe går tapt?

Det kan bety at innbyggerne får problemer med å dokumentere sine rettigheter. Hvis du ikke selv kan fremvise dokumentasjon, vil ikke kommunen ha oversikt over dine rettigheter. Du kan risikere at kommunen ”glemmer deg” og at du ikke uten videre får de rettighetene du har krav på. Kommunen kan få ekstrautgifter ved å måtte rekonstruere tapte arkiver, og dessuten kostnader ved å ikke kunne dokumentere sine vedtak og tiltak i forbindelse med rettssaker.

 7) Hvem er ansvarlig for at ingenting går tapt?

Kommunene har selv ansvar for å vedlikeholde og oppbevare egne arkiver, også etter at de ikke lenger bruker dokumentasjonen aktivt i saksbehandlingen. Kommunens ledelse, som planlegger sammenslåingen og forvalter økonomien, må sørge for at håndtering av arkivene også blir en integrert del av arbeidet med sammenslåingen. Det er politikerne, kommunestyret, som har det øverste ansvaret for at arkiv ikke går tapt.

 8) Hva må kommunen min gjøre for å sikre min rettighetsdokumentasjon?

Kommunen må kartlegge hva de har av informasjon. Deretter må de vurdere hva som må tas med videre inn i en ny kommune. De må bruke tid på å planlegge hvilke datasystemer som fortsatt skal driftes, hvilke som kan legges ned og hvor informasjon fra nedlagte systemer skal lagres. Dette er ressurskrevende. Se anbefalte tiltak på arkivverket.no/kommunereform.

 9) Hvordan kan jeg sjekke at kommunen min tar dette på alvor?

Mange av dine fremtidige og nåværende rettigheter finnes dokumentert i ett eller flere kommunale arkiv, i en blanding av papirarkiver og digitale arkiver. Be gjerne om innsyn i saker, eller følg med på at kommunen din ikke glemmer dokumentasjon og arkiv i forbindelse med sammenslåinger. Du har også rett til å kreve innsyn i dokumenter som handler om sammenslåingen.

 10) Hvilket ansvar har Riksarkivaren?

Riksarkivaren lager veiledninger, oppdaterer lover og forskrifter og informerer. Informasjonen fra Riksarkivaren skal kunne gi grunnlag for veloverveide beslutninger eller tiltak. I samarbeid med kommunal sektor vil Riksarkivet komme med en komplett veiledning som skal være ferdig til 1. mai 2016. Riksarkivaren fører også tilsyn med arkivarbeidet i kommunene. Kommunereformen er et tema som blir tatt opp under tilsynene. 

For mer informasjon om Riksarkivarens arbeid med kommunereformen, se