Spørsmål om kommunereformen var en del av arkivstatistikkundersøkelsen for 2014 – Arkiv må på dagsorden i kommunereformen, og bli et element i planleggingen, sier Vilde Ronge, fungerende avdelingsdirektør i bevaring- og tilsynsavdelingen i Riksarkivet.


Det er to statistikker som nå er tilgjengelig på våre nettsider. Den ene er Riksarkivarens statistikk for kommunale arkivtjenester (kommune- og storbyundersøkelsen) og den andre er statistikk for arkivinstitusjoner og arkiv i bibliotek og museum (ABM-statistikken).

Riksarkivarens statistikk for kommunale arkivtjenester retter seg mot arkivholdet i kommunal sektor. Undersøkelsen startet opp i 2010, og blir årlig sendt ut til alle landets kommuner og fylkeskommuner. Hensikten med undersøkelsen er å sørge for at kommunenes og fylkeskommunenes arkiver håndteres forskriftsmessig både på kort og lang sikt. Arkivene er viktige kilder for å ivareta rettssikkerhet, parters innsynsrettigheter, ettersporbarhet og forskningsmessige behov i samtid og framtid. Undersøkelsen er hjemlet i Arkivloven § 8, om offentlige organers opplysningsplikt. Kommuneundersøkelsen er sendt ut til 444 kommuner og fylkeskommuner, og Storbyundersøkelsen er sendt ut til 50 bydeler og enheter i Oslo og Bergen. Undersøkelsen inneholder bl.a. spørsmål om kommunens arkivorganisering, rutiner for dagligarkiv og eldre arkiv, arkivmengde og oppbevaringsforhold. Årets undersøkelse har også spørsmål i forbindelse med den kommende kommunereformen.

Høy svarprosent 

Svarprosenten på årets kommuneundersøkelse er meget god. 427 kommuner og fylkeskommuner har svart på undersøkelsen. Dette gir en svarandel på hele 96,2 prosent , og er en markant oppgang fra fjorårets 91,5 prosent . Oslo og Bergen har samme gode svarandel, hele 49 av 50 bydeler/enheter har besvart undersøkelsen, noe som gir en svarandel på 98 prosent. Bydelene i Oslo utgjør den største andelen, med 84 prosent av det totale antallet respondenter.

– Det er ny rekord og virkelig prisverdig at så mange har funnet tid i en travel arkivhverdag til å svare på undersøkelsen. Jeg tror noe av grunnen er at dette er en gylden anledning for arkivtjenesten å få ned på papiret hva de er gode for, og også hvor skoen trykker. Det handler om synliggjøring, både i positiv og negativ forstand, sier fungerende avdelingsdirektør Vilde Ronge i bevarings- og tilsynsavdelingen i Riksarkivet.  

Kommunereform kritisk for innbyggerne

Statistikken viser at få kommuner, kun 9 prosent, har startet opp å planlegge håndteringen av sine arkiver ved eventuelle kommunesammenslåinger. Arkivpersonalet er foreløpig i liten grad med i planleggingsprosessene (15 prosent). De største utfordringene knyttet til arkiv i kommunereformen er å få satt av tilstrekkelige ressurser og starte planleggingen i god tid. 

– Selv om undersøkelsen viser at få har startet arbeidet med å planlegge håndteringen av arkiv i forbindelse med reformen, er arkivtjenestene smertelig klar over hva som må gjøres og hva som er utfordringene. Men de trenger ressurser. Arkiv må på dagsorden i kommunereformen, og bli et element i planleggingen. Ansvaret for kommunens arkivhold er helt klart definert – det er rådmannens ansvar, understreker Ronge.

De fleste kommuner og fylkeskommuner har elektroniske fagsystemer på hvert av sine fagområder (skole, helse, barnevern, bygg og eiendom osv.). Statistikken viser at 76 prosent ikke har foretatt noen uttrekk fra fagsystemer for langtidsbevaring. 28 prosent vet ikke hvordan utfasede og avsluttede systemer håndteres. 

– Det er et stort antall elektroniske fagsystemer i kommunal sektor, både aktive og eldre utfasede systemer. Svært mye av kommunenes saksbehandling skjer i disse fagsystemene, systemer som muliggjør digital oppgaveløsning innenfor kommunale tjenester som skole, helse, barnevern, bygg og eiendom. Dette er viktig dokumentasjon, ikke bare for kommunen, men for hver enkelt innbygger i kommunen, deg og meg. Statistikken viser at det er et veldig stort etterslep på å sikre disse systemene i form av uttrekk, det vil si overføring av bevaringsverdig arkiv til depot når de ikke lenger er i bruk av kommunen selv. Det at det ikke er tatt uttrekk, betyr at disse systemene ikke er sikret for ettertiden. Informasjonen kan gå tapt derom det ikke gjøres. Dette er i seg selv svært alvorlig, og sett i lys av kommunereformen, er det kritisk. Statistikken viser også at kommunene ikke vet hvordan de skal håndtere dette, sier Ronge.

Les også: Arkiver kan gå tapt i kommunereformen

Mangler avtaler

De fleste kommunene er med i flere interkommunale samarbeid, viser statistikken, men svært lite er avtalefestet når det gjelder håndtering av arkiv, også når det gjelder hva som skal skje med arkivet ved opphør av samarbeidet. De samme funnene gjelder for utsetting av tjenester til private.

– At ikke det er avtaler om arkivholdet i interkommunale samarbeid og hos private aktører er i seg selv alvorlig, det betyr jo at man ikke har sikret at de produserer den dokumentasjonen de skal, og at den tas vare på for ettertiden. En konsekvens av kommunereformen er trolig at de fleste interkommunale samarbeid opphører, og arkivene må avsluttes og avleveres, sier Ronge.

Må bli bedre på dokumentfangst

Kun 8 prosent høster arkivverdige dokumenter fra skytjenester. Kun 9 prosent har journalføringsrutiner for samhandlingsløsninger. Rutiner for journalføring av e-post er derimot på plass, men rapporter viser at rutinene ikke alltid følges i praksis. 

– Det er jo ikke lenger sånn at kommunal saksbehandling skjer på papir og brevene til og fra kommunen går via postbudet. Nå skjer det meste av oppgaveløsningen digitalt og på mange ulike plattformer. Dokumentene skapes og behandles i fagsystemer, det søkes om barnehageplass på nett, dokumentasjon lagres i skyen og i samhandlingsløsniger, kommunens innbyggere kommuniserer med kommunen pr e-post, sms eller via sosiale medier. Å sørge for relevant dokumentfangst til arkivet fra alle disse løsningene, er en stor utfordring for det offentlige, ikke bare kommunene. Og ofte holder det ikke at arkivtjenesten har løsning og rutiner på plass, teori og praksis er to forskjellige ting. I undersøkelsen går det for eksempel frem at 97% av kommunene har på plass rutiner for journalføring av e-post, men å ha rutiner er noe annet enn om rutinene følges. Vi har sett mange eksempler i media de siste årene på viktige e-poster som ikke fant veien til arkivet. Mens det før var arkivtjenesten eller tilsvarende som førte kontroll på inn- og utgående brev, er det i dag delegert ut til hver enkelt ansatt i en virksomhet, noe som igjen gjør arkiveringen mer tilfeldig og med rom for mulig underarkivering, mener Ronge.

Les også: Clintons e-postskandale, også et problem i Norge

Til riksarkivarens statistikk for kommunale arkivtjenester


Statistikk for arkivinstitusjoner og arkiv i bibliotek og museum

Norsk kulturråd har i flere år samarbeidet med Statistisk sentralbyrå om innsamling av statistikk for arkivinstitusjoner og arkiv i bibliotek og museum. Fra og med 2015 har all innsamling av arkivstatistikk blitt overført til Riksarkivet. Formålet med arkivstatistikken er å gi et representativt bilde av ressurser og aktiviteter i arkivbevaringsinstitusjonene som kan brukes til å definere behov for sektoren. Statistikken er som i tidligere år delt i to – en egen for arkivinstitusjoner og en annen litt mindre omfattende for bibliotek og museer. Arkivstatistikken for 2014 omfatter 191 institusjoner. 56 av disse er arkivfaglige institusjoner, 69 er museer og 66 bibliotek. 

Undersøkelsen viser blant annet at en stor andel av privatarkivene er ikke ordnet og katalogisert og i praksis utilgjengelige – i snitt ca. 33 prosent. Mest kritisk er situasjonen i kommunale institusjoner og museer – nesten halvparten.

– Det er viktig at privatarkiv blir bevart, og i langt større grad enn i dag. Statlige, kommunale og private arkiver er integrerte deler av samfunnets hukommelse. Disse arkivene utfyller og belyser hverandre – både som grunnlag for forskning, historieforståelse og enkeltmenneskers rettigheter. Private og offentlige arkiv må ofte brukes i sammenheng når vi skal finne relevant dokumentasjon. Statistikken viser at privat sektor fremdeles er klart underrepresentert i sammenlikning med de to andre sektorene, sier Ronge. 


For spørsmål: kontakt kommunikasjonsrådgiver Helen F. Nicholson på helfro@arkivverket.no eller mobil 48220992.