Hold ctrl-tasten nede. Trykk på + for å forstørre eller - for å forminske. MAC-brukere holder cmd-tasten istedet for Ctrl-tasten

Dette er en veiledning for deg som skal avlevere papirarkiv til Statsarkivet i Trondheim. Veiledningen bygger på de bestemmelser som er nedfelt i Arkivloven med forskrift og Riksarkivarens bestemmelser om behandling av offentlige arkiv.

Hvorfor skal man avlevere arkiv?

Dagens arkiver er viktige for nåtid og framtid. Arkivene kan ha rettslig, forvaltningsmessig, kulturell og forskningsmessig verdi. Arkivloven slår fast at alle arkiv fra offentlig forvaltning skal bevares for ettertiden og tilgjengeliggjøres for allmennheten.

Avleveringsmodent arkiv

Avleveringsmodent arkiv

Hva kan Statsarkivet hjelpe med?

Før arkiver avleveres til Statsarkivet må de systematiseres, renses, pakkes, listeføres og etiketteres . Statsarkivet kan gi råd og veiledning under dette arbeidet. Offentlige organ bør derfor ta kontakt med statsarkivet når man planlegger å avlevere arkiver.

Alle mottatte avleveringer kontrolleres opp mot de krav som regelverket stiller. Dersom din avlevering ikke skulle fylle kravene, må vi returnere arkivet eller sette det i stand her på Statsarkivet. Alle kostnader må da dekkes av avleverende myndighet.
Når arkivene er avlevert til oss blir de plassert i vårt magasin og de blir gjort tilgjenglige for publikum på vår lesesal. Alt arkivmateriale som ikke er sperret for innsyn i henhold til lov, skal i følge offentlighetsloven være tilgjengelig for alle.

Våre arkivmagasiner

Våre arkivmagasiner

Hva skal avleveres?

Statlige organ skal vanligvis avlevere sine arkiv når de har blitt 25-30 år , men det er aktuelt å avlevere nyere arkiv om organet legges ned eller gjennomgår gjennomgripende omorganisering. Det er imidlertid viktig at arkiver som er i bruk ikke avleveres til Statsarkivet. Slike arkiver kan man beholde lengre eller overføre til et annet organ (ved omorganisering). Husk å ta kontakt om det er ønskelig med en slik ordning!

Når du avleverer arkivet fra en periode, skal i prinsippet alt materiale fra perioden følge avleveringen. Det kan finnes serier i et arkiv som det av administrative hensyn er upraktisk å avlevere – for eksempel materiale som er ordnet på objekt (bedriftsmapper, gårdsmapper, personalmapper etc.) og som aldri går ut av bruk. Disse kan beholdes etter avtale med Statsarkivet.

Materiale som ikke er bevaringsverdig skal fjernes før avlevering. Det finnes regler for arkivbegrensning og kassasjon . Disse reglene skal følges. Se mer om det under punkt 3. i veiledningen.


Å kjøpe tjenesten

Dersom det avleverende organet ikke selv ønsker eller har mulighet til å ferdigstille arkivene for avlevering, kan man leie hjelp. Statsarkivet kan tilby seg å engasjere en person som utfører arbeidet under vår veiledning. Ta kontakt med Statsarkivet om dette er en aktuell løsning!


Har du spørsmål?

Vi håper at denne veiledningen skal forklare hvordan du går til veie når du skal ferdigstille et arkiv for avlevering. Om du har spørsmål som ikke blir besvart her, kan du ta kontakt med Knut Knudsen eller Gunnar Sørum på telefon , eller bruk e-post: statsarkivet.trondheim@arkivverket.no




.