Hold ctrl-tasten nede. Trykk på + for å forstørre eller - for å forminske. MAC-brukere holder cmd-tasten istedet for Ctrl-tasten

Lag en historikk/administrasjonshistorie

For å forstå hvordan alle dokumentene i et arkiv henger sammen, og for å kunne etterlyse materiale som eventuelt mangler, må du aller først skaffe deg en oversikt over organets virksomhet:

•Hvilke år har organet eksistert?
•Hvilke oppgaver har organet hatt?
•Har det gjennomgått større omorganiseringer?
•Hvilke avdelinger har eksistert ?
•Har organet skiftet navn ?
•Forsøk også å finne alle arkivnøkler, instrukser og planer for arkivet. (Du bør finne det meste av dette i arkivplanen).

Skriv ned historikken og la den følge med avleveringslisten! Historikken vil også være svært nyttig for den som senere skal bruke arkivet.

Samle inn i alt arkivmateriale

Samle alt materiale som hører til den arkivperioden som skal avleveres! Krev inn materiale som er utlånt til saksbehandlere og undersøk om det finnes arkiv i lagerrom, kjellere, loft, eller i andre lokaler der materiale blir satt bort. Alle deler av arkivet skal avleveres: Husk at arkivet ikke bare består av sakarkiv, journaler og møtereferater, men også av for eksempel fagserier og registre. Kart, tegninger og fotografier kan også være en del av arkivet!

Samle inn allt arkivmateriale!

Samle inn allt arkivmateriale!

Avslutt sakene i journalen

Fra rundt midten av 1980-tallet er ofte sakarkivet på papir og journalen elektronisk. Undersøk om alle saker som skal avleveres er avsluttet i den elektroniske journalen. Det er viktig for at journalen skal kunne fungere som register til sakarkivet etter avlevering. Journalen skal også avleveres (deponeres), og det gjøres etter spesielle regler.

Vi gjør oppmerksom på at journaler ført elektronisk i et NOARK- system skal avleveres elektronisk, og ikke som papirutskrifter.



.