Hold ctrl-tasten nede. Trykk på + for å forstørre eller - for å forminske. MAC-brukere holder cmd-tasten istedet for Ctrl-tasten

Når du sorterer/ordner arkivmaterialet skal du følge "proveniensprinsippet". Hva det betyr i praksis forklarer vi nedenfor.

Ikke bland sammen arkiv etter ulike organ

Arkiver fra ulike organ skal holdes adskilt , og få hver sin avleveringsliste. Aller først må du derfor fastslå hvem som har skapt arkivmaterialet - på fagspråk heter det å fastslå arkivmaterialets ytre proveniens (opprinnelse). Det betyr bl.a. at dersom et organ har gjennomgått en større omorganisering, så skal arkivet før omorganiseringen holdes for seg, og arkivet etter omorganiseringen for seg.

Et eksempel kan være arkivene etter Fyrvesenet, Havnevesent og Losvesenet som i 1974 ble slått sammen til Kystverket. Disse skaper til sammen 4 arkiv: Fyrvesenet, Havnevesenet og Losvesenet fram til 1974 og Kystverket etter 1974.

Iblant endrer et organ navn uten at det medfører endringer for virksomheten. I slike tilfeller skal du ikke sette skille i arkivet, men du må opplyse om navneendringen i innledningen til avleveringslisten.

Arkivmaterialet grovorteres

Arkivmaterialet grovorteres

Behold den indre ordningen i arkivet mest mulig

Proveniensprinsippet betyr også at man skal beholde den indre ordningen i et arkiv så langt mulig i ordningsarbeidet, og ikke sortere om materialet. Det heter at man tar hensyn til arkivets indre proveniens .

En arkivserie er en del av et arkiv som har hatt en viss funksjon. Brevjournaler er eksempel på en type serie, kopibøker er en annen og korrespondanse en tredje. Men det er ikke bare et materiales funksjon som definerer en serie - måten materialet er ordnet på kan også definere en serie.

Eksempel: Korrespondanse kan være ordnet etter ulike prinsipp i ulike perioder - den kan være ordnet kronologisk fram til 1970, og ordnet etter arkivnøkkel etter 1970. De ulike ordningsprinsippene gjør da at korrespondansen danner to separate serier. Man skal altså ikke prøve å samordne de to seriene ved ordning av arkivet. Det samme gjelder dersom det finnes flere parallelle korrespondanseserier. For eksempel kan det finnes en serie korrespondanse til direktøren, en serie korrespondanse til forstanderskapet og en serie korrespondanse sortert på forretningspartnere. Disse danner da tre separate arkivserier.

Les mer om proveniensprinsippet her

Du skal sette opp de ulike arkivseriene innenfor hvert arkiv serie for serie. Rekkefølgen på seriene skal følge Norsk allment arkivskjema . Du kan lese mer om allment arkivskjema under punkt 5. Listeføring.

Mange syns at det i denne fasen av arbeidet er praktisk å gi alle arkivstykker et løpenummer som registreres i en provisorisk liste, slik at man får en oversikt over materialet. (Denne nummereringen bli ikke den samme som i den endelige avleveringslisten, den er bare et arbeidsredskap). Metodikken er særlig aktuell i kaosarkiver.



.