Alder og omfang

Arkivene fra statsforvaltningen avleveres til Arkivverket etter 25 år eller når de er ute av bruk. Nedleggelser og omorganiseringer gjør at det også avleveres arkivsaker som er skapt helt nylig. Arkivene etter den statlige administrasjonen varierer veldig i omfang- fra et lite komitéarkiv som kanskje består av en mappe, til et avdelingsarkiv fra et departement på flere hundre hyllemeter.

Arkivskapere

I et departement eller direktorat vil som regel hver avdeling, hvert kontor og hvert råd og utvalg utgjøre separate arkivskapere. De har sitt eget arkiv, med en egen katalog. Men her er det mange unntak. For eksempel kan arkivmateriale fra et midlertidig utvalg inngå som del av et kontorarkiv. Hos mindre arkivskapere, som for eksempel en lensmann eller en skole, vil du som regel finne materialet samlet i ett arkiv med én katalog.

Forvaltningen i stadig endring

Ved nedleggelser og omorganiseringer i forvaltningen, har saksområder med de tilhørende arkivene blitt overført til andre enheter. Når arkivene til slutt blir avlevert til Arkivverket forsøker man å skille ut og beholde den opprinnelige arkivskapers arkiv intakt. Men dette er i mange tilfeller ikke mulig. Et arkiv fra en arkivskaper kan derfor inneholde materiale fra opptil flere ”forgjengere” som har hatt ansvaret for saksområdet tidligere.

Hva finnes i forvaltningens arkiver?

Arkivene varierer veldig i innhold, alt etter virksomhetens art. Men noen sentrale arkivserier går igjen:

  • Referatprotokoll : statsrådsforedrag, styreprotokoller, møteprotokoller
  • Kopibok : kopi av utgående korrespondanse
  • Journal : register over inngående og utgående korrespondanse
  • Saksarkiv : brev, konsepter, notater etc. samlet i saksmapper. Frem til slutten av 1800-tallet var det vanlig å ordne saksarkivet etter sakenes journalnummer. Nyere saksarkiver er emneordnet i henhold til en arkivnøkkel

Ut over dette kan arkivene inneholde egne serier for eksempel regnskapsmateriale, kart, tegninger, fotografier, lydbånd og referansemateriale.

Eldre arkiver

I eldre arkiver kan man støte på andre arkiveringsprinsipper enn i dagens arkiv. Arkiveringen var også mindre ensartet. Her møter du andre typer serier, og en egen metodikk for å søke i arkivene.

Privatarkiver

Både Riksarkivet og statsarkivene oppbevarer arkiv dannet av arkivskapere i privat sektor, for eksempel foreninger, bedrifter, personer, institusjoner etc. Det er ikke avleveringsplikt for privatarkiver, så mengden privatarkiv som er tatt imot varierer mellom de ulike statsarkivene og Riksarkivet. Statsarkivene har til oppgave å ta imot privatarkiver etter aktører i lokalsamfunnet, mens Riksarkivet tar imot privatarkiv med nasjonal betydning. Privatarkivene er svært viktige for at vi skal kunne dokumentere alle sider ved norsk samfunnsliv. Dette er et rikt og spennende materiale.