Sperrefrist på arkiv

Det er den enkelte opplysningene som er taushetsbelagt, ikke dokumenter, mapper, arkivbokser, serier eller hele arkiv.

Ofte er det vanskelig å skille dokumenter som inneholder taushetsbelagte opplysninger fra dokumenter som er offentlig tilgjengelige. Når vi vet at det finnes taushetsbelagte opplysninger i et materiale, kan det derfor bli satt sperrefrister på hele arkivbokser, serier eller arkiv. Først når noen ønsker å bruke materialet, kan vi gå gjennom og vurdere om det kan gis innsyn i opplysningene, så sant omfanget ikke er for stort.

Sperrefristens lengde

Det er satt ulike sperrefrister for hvor gammelt taushetsbelagt materiale må være før det kan brukes fritt på våre lesesaler. Bestemmelsene om dette finnes dels i særlover som statistikkloven, dels i bestemmelser gitt med hjemmel i forvaltningsloven. Her følger en kort gjennomgang av hvilke frister som gjelder for ulike typer materiale:

  • 60 års sperrefrist er hovedregelen for sensitive personopplysninger og forretningshemmeligheter, jf. forvaltningsloven § 13 c. Det er da opplysningens alder man snakker om. Siden svært mange offentlige arkiver inneholder personopplysninger, må du altså være forberedt på at det kan ligge innsynsbegrensninger på materiale yngre enn 60 år. De fleste arkiver eldre enn 60 år er åpne for bruk.
  • 80 års sperrefrist kan gjelde taushetsbelagte opplysninger i straffesaker, fengselsarkiver og helsearkiver. Riksarkivaren gjør vedtak om dette i hvert enkelt tilfelle med hjemmel i forskrift nr. 1456 av 15.12.2006 (forvaltningslovforskriften).
  • 1 00 års sperrefrist gjelder for eksempel opplysninger i adopsjons- og barnevernssaker, jf. forskrift nr. 1456 av 15.12.2006 (forvaltningslovforskriften). Fristen gjelder også statistisk grunnlagsmateriale med personopplysninger innsamlet med hjemmel i statistikkloven, som for eksempel folketellingene.