Den som får innsyn i taushetsbelagt materiale blir alltid bedt om å underskrive en særskilt erklæring før vedkommende får bruke det aktuelle arkivmaterialet. Man skriver da under på at man kjenner sin egen taushetsplikt i forbindelse med at man får se taushetsbelagte opplysninger. Dette innebærer at:

  • taushetsbelagte opplysninger skal kun brukes i den utstrekning det er nødvendig
  • man plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til taushetsbelagte opplysninger
  • opplysningene skal ikke brukes eller videreformidles slik at det kan skade, krenke eller såre noen identifiserbar person
  • det er ikke tillatt å ta kontakt med de personene som de taushetsbelagte opplysningene gjelder

I tillegg kan det settes ulike vilkår til innsynsvedtaket. Det kan dreie seg om hvem som har ansvar for opplysningene, hvem som har adgang til dem, samt oppbevaring, tilbakelevering eller tilintetgjøring av eventuelle kopier.

Bestemmelsene om forskeres taushetsplikt og behandlingen av taushetsbelagte opplysninger finnes i forvaltningsloven § 13 b, § 13d og § 13e, samt forskrift nr. 1456 av 15.12.2006 til forvaltningsloven. Se lenkene til loven i høyre meny. De aktuelle bestemmelsene er også gjengitt på baksiden av erklæringsskjemaet. Det er viktig å lese og sette seg inn i disse.

Brudd på taushetsplikten kan straffes med bøter eller fengsel i inntil 6 måneder, jf. straffelovens § 121.