Kva er eit arkiv?

Ordet arkiv kan ha ulike tydingar, alt etter samanheng:

  • alle dokumenta til ein enkelt arkivskapar  
  • den fysiske staden der dokument blir oppbevarte  
  • den organisatoriske eininga som har ansvar for arkivet  
  • ein depotinstitusjon som oppbevarer arkiv som ikkje lenger i bruk

Kvifor har vi arkiv?

Alle skaper arkiv, av varierande storleik og orden. Den samhandlinga vi har med andre blir ofte dokumentert. Både eigenproduserte og mottekne dokument blir lagra for seinare bruk. Offentlege organ har ei arkiveringsplikt etter arkivlova.

Korleis arkivere?

Dess meir systematisk det blir arkivert, dess større verdi har arkivet. I eit fysisk arkiv blir dokumenta stilte opp i ei gitt rekkjefølgje. I eit elektronisk arkiv ligg filene lagra med eigne namn. Filene må søkjast opp via arkivsystemet der nødvendige opplysningar (metadata) blir lagra.

Offentlege organ skal normalt bruke eit Noark-godkjent system. Private arkivskaparar kan også ha nytte av å bruke eit Noark-system.

Kjekt å vite

Eit dokument kan vere fysisk som f.eks. eit papirbrev, ei bok, eit kart eller ein kassett, men det kan også vere ei digital fil med tekst, bilete, lyd og/eller film.

Lovheimel

Arkivlova § 6 seier at offentlege organ pliktar å ha arkiv, og at desse skal vere ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid.