Kva er arkiveringsplikta?

Eit offentleg organ skal arkivere alle dokument som blir til som ledd i verksemda, dersom dei har verdi som dokumentasjon eller er gjenstand for saksbehandling. Arkiveringsplikta gjeld både for dei breva ein mottek, dei ein sender ut og i tillegg dei interne notata. Arkiveringsplikta er dermed meir omfattande enn journalføringsplikta.

Kvifor har forvaltninga arkiveringsplikt?

Arkiva skal:

  • sikre at forvaltninga kan dokumentere vedtaka sine og arbeidet sitt for all ettertid
  • sikre publikum tilgjenge til viktig informasjon om forvaltninga sine planar og aktivitetar  
  • sikre at publikum kan dokumentere eigne rettar om eigedom og tryggje personlege rettar og rettsvern
  • sikre publikum infomasjon som kan brukast i kulturelle aktivitetar  
  • sikre at forvaltninga si historie kan skrivast i framtida

Kjekt å vite

Dersom eit dokument korkje har verdi som dokumentasjon eller er gjenstand for saksbehandling, skal det arkivavgrensast, det vil seie at det ikkje skal arkivleggjast.

Arkivansvaret

Offentlege organ pliktar å ha arkiv. Desse skal vere inretta på ein slik måte at dei ikkje berre dekkjer det kortsiktige forvaltningsmessige høvet som organet måtte ha for eige arkivtilfang, men også det langsiktige samfunnsmessige høvet for å ta vare på viktig dokumentasjon. Dette inneber at arkivmateriale skal vere sikra mot å gå tapt, samt ordna slik at krav til bevisverdi integritet, autentisitet og konfidensialitet bli vareteke. Arkivmaterialet skal dessutan vere tilgjengeleg, ikkje berre for organet sjølv, men også for tilsynsorgan, kontroll frå dei folkevalde og innsyn frå allmenta.

Systemet i arkivlova er elles skipa slik at arkivansvaret fyrst ligg hos arkivskapar, og eventuelt sidan hos Arkivverket når det vert avlevert. Det er mogeleg å delegere konkrete arkivoppgåver og myndigheit til eksterne aktørar, men sjølve ansvaret er det ikkje mogeleg å setje bort. Til dømes inngår offentlege myndigheiter ofte avtalar med eksterne leverandørar om ordning av arkiv. Føresetnaden er sjølvsagt at arkivskapar framleis kan vareta arkivansvaret. Det vil seie at oppgåver berre kan setjast bort dersom det vert gjort på ein slik måte at organet faktisk kan vareta arkivansvaret. I dette ligg det mellom anna at den ansvarlege må ha rett til informasjon om utføringa av oppgåva, moglegheit til å kontrollere samt høve til å trekkje seg frå avtalen og gje oppdraget til andre.

Arkivlova inneheld elles ikkje føresegner som regulerer høve til å overlate arkivoppgåver til andre, eller retningsliner om korleis myndigheit og ansvar i så fall skal fordelast. Ein må då sjå til dei sedvanlege reglane om arkivansvar, moglegheita for å delegere og retten til å inngå privatrettslege avtalar.