Riksarkivaren sin mal for arkivplan og kva som høyrer med under dei enkelte punkta:

1.  Innleiing

1.1 Bakgrunn og formål

I samsvar med forskrift om offentlege arkiv 11. desember 1998 §2-2 er alle offentlege organ pålagde å ha ein arkivplan. Den einskilde arkivplanen skal ha tilvising til denne forskrifta. Når det gjeld definisjonen av organ, blir det vist til §1-1 i forskrifta. Det bør også seiast noko om det interne formålet med arkivplanen, for eksempel at ein ønskjer å bruke planen til å kvalitetssikre den interne arkivforvaltninga, og at planen er ein reiskap til å halde oversikt over korleis arkivet er bygt opp, kva det inneheld og kvar det fysisk er plassert.

1.2 Oppdatering av arkivplanen

Rutinar for regelmessig oppdatering og ajourføring av arkivplanen. Slik ajourføring må skje minst ein gang i året. Det er viktig å oppdatere informasjonen i arkivplanen regelmessig. Arkivplanar som er ute av bruk, skal arkiverast.

2.  Eigen organisasjon

2.1 Oversikt over eigen organisasjon

Oversikt over korleis organet er bygt opp administrativt, kva hovudformål det har og korleis det er administrativt plassert i forvaltninga. Det må også gis ein kort, generell historikk om oppretting, omorganiseringar og eventuelle forløparar. Det er viktig å få med organisatoriske endringar som har hatt betydning for arkivarbeidet, som f.eks. endringar i saksområde, overgang frå delarkiv til sentralarkiv osv. Dersom planane for arbeidet har endra seg, er det viktig å nemne tidlegare planar.

2.2 Arkivansvar og organisering av arkivarbeidet

Oversikt over kven som har ansvar og fullmakter knytte til arkivarbeidet. Det må presiserast kven som har det øvste formelle ansvaret for organet si arkivforvaltning og kva dette inneber. Det må også gjerast greie for den noverande organiseringa av arkivarbeidet, og kven som har det daglege ansvaret. Saksbehandlarane sine oppgåver i arkivarbeidet skal også omtalast.

3.  Lover og føresegner

3.1 Lover

Oversikt over lover som regulerer arkivarbeidet i organet, eller har betydning for det. (Offentleglova, forvaltningslova, arkivlova og ev. særlover.)

3.2 Forskrifter, føresegner og instruksar

Oversikt over kva forskrifter, føresegner og instruksar som regulerer arkivarbeidet i organet, eller som har betydning for det. (Arkivforskrifta, Riksarkivaren sine føresegner, tryggingssinstruksen, verneinstruksen m.m.)

3.3 Eigne føresegner, instruksar og rutinar

O versikt over organet sine interne føresegner og instruksar for arkivarbeidet, medrekna reglar for journalføring, kassasjon, forhold til presse og publikum, bruk og utlån av arkivsaker, behandling av gradert materiale, post- og arkivrutinar m.m.

4.  Tryggingstiltak

Oversikt over dei rutinane og tiltaka som er sette i verk for å vareta

  • Dokumentsikring  
  • Datatryggleik

5.  Organisering og behandling av arkiv

Dersom organet har fleire arkiv, må opplysningane i pkt. 5 med underpunkt spesifiserast for kvart arkiv.

5.1 Framfinningssystem

Journalar og journalsystem

Oversikt over kva journalar og journalsystem som har vore eller blir nytta.

Arkivnøklar

Oversikt over kva arkivnøklar som har vore eller blir nytta. Arkivnøklane skal leggjast ved arkivplanen.

Andre registreringssystem

Oversikt over system som har vore eller blir nytta.

5.2 Arkivavgrensing

Under dette punktet skal det visast til føresegnene i arkivforskrifta §3-18 og § 3-19 og samtidig gis ei oversikt over eigne instruksar om arkivavgrensing. Eigne føresegner skal leggjast ved arkivplanen.

5.3 Bevaring og kassasjon

Under dette punktet skal det visast til føresegnene i arkivforskrifta § 3-20 og § 3-21 og til Riksarkivaren sine bevarings- og kassasjonsføresegner. Det skal også vere ei oversikt over tilsvarande føresegner som berre gjeld for organet sitt arkiv. Alle slike kassasjonsføresegner skal vere godkjente av Riksarkivaren. Dei skal følgje arkivplanen som vedlegg saman med godkjenningsbrevet.

5.4 Periodisering og bortsetjing

Under dette punktet skal det vere med ei oversikt over dei periodiseringsprinsippa som har vore og blir nytta av organet.

5.5 Bestandsoversikt (Arkivoversikt)

Når ein lagar bestandsoversikt skal ein også ta med dei delane av arkivet som arkivleiar ikkje har dagleg tilsyn med, som f.eks. personalarkiv, elektroniske register/databasar, fotosamlingar m.m. Bestandsoversikta kan omfatte følgjande:

  • Daglegarkivet  
  • Bortsetjingsarkivet  
  • Avlevert arkiv. Avleveringsliste skal følgje arkivplanen som vedlegg.
  • Overført arkiv. Her skal det vere ei oversikt over arkivdelar som ein anten har fått overført frå andre organ eller som er overførte til andre.
  • Kasserte eller tapte arkiv. Oversikt over arkivmateriale som er blitt øydelagt eller forsvunne, og materiale som er kassert etter godkjente kassasjonsreglar.
  • Teknisk dokumentasjon for elektronisk lagra arkiv.

6.  Vedlegg til arkivplanen

Det framgår av punkta ovanfor kva dokument som kan vere vedlegg til arkivplanen. Det dreiar seg bl.a. om:

  • Arkivnøklar  
  • Avleveringsliste /overføringsliste  
  • Kassasjonsføresegner  
  • Kassasjonsliste  
  • Oversikt over arkivmateriale det gjeld teieplikt for
  • Register/katalog over arkivmateriale i bortsetjingsarkiv og eldre, avslutta arkiv  
  • Skjema for bestandsoversikt  
  • Oversikter og adresser som viser kvar arkiva fysisk er plasserte

.