Kva instruksar om oppbygging og bruk er nødvendige?

Før det blir teke i bruk eit arkivsystem, og spesielt eit Noark-system, skal det vere på plass ein instruks om:

  • Kva som skal arkiverast elektronisk og kva ein må ha på papir  
  • Kva arkivformat som skal brukast  
  • Kva dokument som treng (digital) signatur  
  • Retningslinjer for å sjekke og kassere skanna dokument  
  • Ein plan for periodisering og vedlikehald av avslutta basar

Arkivplanen skal innehalde oversikt over arkivstrukturen og arkivdelane.

Kva instruksar om interne ansvarsforhold og rutinar er nødvendige?

Før det blir teke i bruk eit arkivsystem, skal det vere på plass ein instruks om følgjande:

  • Ansvar for brukarrettar  
  • Prosedyrar for e-post, konvertering, skanning, registrering, arkivering, digitale signaturar  
  • Rutinar for fordeling, retting, avskriving, innsynsvurdering og registering  
  • Nødprosedyrar

Lovheimel

Riksarkivaren si forskrift kapittel IX del C omhandlar krav til organisering og rutinar
§ 3-2 om oppbygging og bruk av det elektroniske arkivet
§ 3-3 om interne ansvarsforhold og rutinar