Kva er eit fagsystem?

Omgrepet fagsystem femner vidt og er lite presist. I ulike fagmiljø blir omgrepet brukt både om saksbehandlingssystem, beslutningsstøttesystem, informasjonssystem, kunnskapssystem, fòrsystem, dokumenthandteringssystem, kundebehandlingssystem osv. Arkivverket har tradisjonelt skilt mellom ”internadministrative system” og ”fagspesifikke system”. Med internadministrative system blir det forstått spesialiserte verktøy til støtte for spesialiserte, interne arbeidsoppgåver knytte til lønn, personal og journalføring. Omgrepet fagspesifikke system blir brukt til å definere system som skal handtere spesialiserte fagoppgåver. Eit elektronisk fagsystem blir ofte definert som eit støttesystem som er spesialisert for saksbehandlinga i eit organ, gjerne tilrettelagt for handtering av eit stort tal saker som krev likearta behandling.

Kva er utfordringane med fagsystem?

Arkivleiaren i ei verksemd har ansvaret for at arkivfunksjonen i fagsystemet er i tråd med arkivlova. Arkivleiar er også ansvarleg for å vurdere bevaringsverdien til opplysningane i fagsystemet og sørgje for at bevaringsverdige opplysningar blir avleverte. Det kan opplevast som vanskeleg å kome i samhandling med systemutviklarane, og systema er ofte store og komplekse og blir brukte i miljø som har avgrensa forståing for krav til arkivdokumentasjon.

Arkivleiar må halde seg orientert om fagsystem som skal utviklast eller reviderast og vere premissgivar på det arkivfaglege området også i design- og utviklingsfasen.

Kva arkivfaglege krav skal stillast til fagsystem?

  • Finn ut kva systemet skal gjere og om systemet handterar saksdokument som skal eller bør journalførast og arkiverast.
  • Spesifiser krav til arkivfunksjonane i systemet, i tråd med arkivregelverket.
  • Kontroller at relevante Noark 5-krav blir oppfylte og at innsyn kan gis.
  • Vurder om innhaldet skal bevarast og bygg eventuelt inn avleveringsfunksjonar i tråd med spesifikasjonane i Noark 5. Sørg for at systemet sin funksjonalitet for journalføring og arkivering er godkjent av Riksarkivaren før systemet blir teke i bruk.

Meldeplikt

Dersom eit statleg, kommunalt eller fylkeskommunalt organ planlegg å arkivere elektroniske saksdokument i eit system som ikkje baserer seg på Noark-standarden, og som ikkje allereie er godkjent av Riksarkivaren, skal det sendast melding til Riksarkivaren før systemet blir teke i bruk. I dette ligg at det skal sendast melding til Riksarkivaren når organet vedtek å setje i gang utviklingsarbeidet.

Lovheimel

Spesifiserte føresegner om fagsystem finn vi i arkivforskrifta §§ 2-13 og 2-14 og Riksarkivaren si forskrift kapitla VIII og IX.