Alle offentlege organ som skal arkivere saksdokument i eit system som ikkje er Noark-godkjent, skal melde frå til Arkivverket. Riksarkivaren kan krevje å teste systemet, og dersom det ikkje blir godkjent kan organet bli pålagt å arkivere dokumenta på papir. Innmeldinga skal omfatte system med bevaringsverdig eller bevaringsaktuell arkivinformasjon som blir arkivert elektronisk. System for økonomiforvaltning og andre system for internadministrative formål skal ikkje meldast inn.

Statlege organ skal innrapportere både reine journalsystem (medrekna typegodkjente Noark-system) og andre spesialiserte system (ofte kalla fagsystem) som arkiverer saksdokument elektronisk. Kommunale og interkommunale organ skal berre innrapportere system med elektronisk sakarkiv som ikkje er Noark-godkjent.

Kvifor skal ein innrapportere?

Det er berre tillate å arkivere saksdokument elektronisk dersom ein nyttar system som er godkjente etter Noark-standarden eller som har fått individuell godkjenning. Å kassere papirversjonar av arkivdokument utan ei slik godkjenning, er å sjå på som uheimla, ulovleg kassasjon.

For at Arkivverket skal kunne føre kontroll og tilsyn med arkivdanninga må offentlege verksemder informere om dei arkivsystema som er i bruk.

Kjekt å vite

Når eit statleg fagsystem blir innmeldt, vil Riksarkivet følgje opp med ei bevaringsvurdering av materialet og ei oppmoding om å lage ein bevarings- og kassasjonsplan for heile organet.

Lovheimel

Riksarkivaren si forskrift kapittel IX.

§ 1-3 seier at papiroriginalar kan kasserast etter skanning når elektronisk arkivering er i tråd med føresegnene i resten av kapittelet.
§ 4-1 seier at offentlege organ skal melde inn system som ikkje er Noark-godkjente.
§ 4-2 seier at statlege organ også skal melde inn Noark-system.

Arkivnøklar skal også innrapporterast til Arkivverket.