Klasse og fysisk ordning

I eit papirarkiv blir dokumenta haldne samla i eit saksomslag som blir arkivlagt på ein klasse etter eit klassifikasjonssystem. Dersom arkivet er objektordna, som i eit personalarkiv, ligg saker som gjeld ein bestemt tilsett i eige omslag. Inne i omslaget kan saker liggje ordna etter arkivkode.

Periodisering og bortsetjing

Ved skarpt periodeskilje må det opprettast nye saker og leggjast tilvisningskort i saksmappene mellom periodane. Ved mjukt skilje der mapper blir overførte til ein ny periode, blir det lagt tilvisningskort der mappa låg før. Alle avslutta saker blir pakka ned i esker og sette bort slik at det blir plass til nye saker.

Oppbevaring og arkivlokale

Den aktive perioden blir oppbevart nær arkivtenesta og saksbehandlarane, den sist avslutta perioden blir oppbevart i eit bortsetjingsarkiv og dei eldre periodane kan ein ta vare på i eit fjernarkiv. Arkivmateriale som har gått ut av bruk blir levert til arkivdepot når det er 25-30 år gamalt. Krava til lokale aukar jo sjeldnare det blir sett til. Det er med andre ord strengare krav til eit fjernarkiv enn til eit daglegarkiv.

Saksbehandling og kopibok

Saksbehandlaren sitt første utkast, konseptet, bør arkiverast. Konsept som skal godkjennast kan påførast manuelle merknader frå leiar. Konseptet blir bevart i saksmappa, mens ein kopi av det ferdige brevet blir lagd i kopiboka.

Journalen og arkivtenesta

Det må innførast manuelt i journalen at brev har gått ut. Det er primært arkivtenesta som registrerer i journalen, men dei kan gi saksbehandlarane avgrensa tilgang. Inn- og utgåande brev kan skannast inn og tilretteleggjast for søk. Saksbehandlarane kan då nytte dei som arbeidskopiar.

Kjekt å vite

Dersom saksbehandling skjer elektronisk, med dokumentflyt og merknader, skal dokumenta lagrast og avleverast elektronisk. Saksbehandling kan skje på papir, men blir skanna og godkjent som elektronisk lagra dokument.