Kan ein ha blanda arkiv?

Hovudregelen er at dokument som høyrer med i ei og same sak, eller i ein annan type gruppering av dokument, skal lagrast anten elektronisk eller på papir. Dette gjeld så langt det lèt seg gjere innanfor formålstenlege løysingar. Papirbaserte og elektroniske saksdokument skal inngå i kvar sine klart definerte delar av arkivet (arkivdelar).

I system som følgjer Noark-standarden kan det registrerast ei blanding av elektroniske dokument og dokument i papirform på vilkår av at alle journalførte dokument i same sak anten blir lagra elektronisk eller på papir, og at elektroniske og papirbaserte saker blir arkiverte i kvar sin arkivdel.

Kravet gjeld hovuddokumenta i alle sakene i arkivdelen. Men ein kan ha eit elektronisk hovudarkiv og likevel ha eit vedleggsarkiv på papir, anten fordi dokumenta er for store, ikkje lèt seg skanne, eller ikkje lèt seg overføre til godkjent arkivformat. Ein kan også ha eit papirarkiv som hovudarkiv og eit elektronisk vedleggsarkiv for dokument som ikkje kan skrivast ut.

Kva må vere på papir?

Ein kan ha arbeids- og tryggingskopiar på eit anna format enn det originalformatet har, men desse kopiane kan oftast makulerast når det ikkje er behov for dei lenger. Ei verksemd som har elektronisk arkiv kan av juridiske og administrative årsaker ønskje å ha for eksempel ein underskriven kontrakt, arbeidsavtale eller liknande på papir. Den skanna varianten er den som vanlegvis skal leverast til arkivdepotet. Det er likevel slik at Riksarkivaren kan fastsetje at både skanna dokument og papirversjon av dokumenta skal bevarast.

Kjekt å vite

Vedlegg i form av for eksempel film- eller lydband skal overførast til eit digitalt format og medium før overføring til arkivdepot.

Lovheimel

I Riksarkivaren si forskrift om behandling av offentlege arkiv kapittel IX § 3-1 står det om blanda arkivering av elektroniske dokument og papirdokument.