Kva er bortsetjing?

Ved periodisering skal arkiv frå førre periode setjast bort eller plasserast i historiske databasar.

Korleis blir bortsetjing gjort?

Elektronisk arkiv og journal blir sette bort på den måten at dei avslutta arkivdelane blir skilde ut og overførte til ein historisk database. Lokale statlege organ skal samtidig deponere dei eldre elektroniske arkiva sine i det arkivdepotet kommunen brukar, eller anna depot som kommunen har avtale med (for eksempel eit interkommunalt arkiv).

Fysisk arkiv som skal setjast bort skal plasserast i eit egna arkivlokale. Ved bortsetjing av papirarkiv skal arkivet rensast for binders, strikkar, plast og liknande.

  • det skal gjerast arkivavgrensing dersom dette ikkje er gjort tidlegare.
  • det skal fjernast saker som skal kasserast. Dersom kassasjonsfristen ikkje har gått ut, må saker som skal kasserast plasserast for seg.
  • det skal haldast same orden i sakene som dei hadde i det aktive arkivet (dvs. etter arkivnøkkel eller andre rekkjeordningssystem).
  • arkivsakene skal leggjast i arkivesker. Det skal førast liste over dei bortsette sakene. Denne lista skal takast inn i arkivplanen.

Kvifor setje bort arkiv?

Når ein set bort eit papirarkiv blir det betre plass til nytt arkivmateriale. Dessutan blir dei fleste dokument og registrerte opplysningar som regel mindre brukte i saksbehandlinga jo eldre dei blir. I eit elektronisk journal- og arkivsystem slepp brukarane å få uaktuelle treff i søkja sine og søkjinga tek kortare tid.

Kjekt å vite

I aktivt arkiv kan det normalt oppbevarast ein arkivperiode. Arkivmateriale skal normalt overførast til arkivdepot når det er 25-30 år gammalt.

Når ein tilfører ein ny periode til bortsetjingsarkivet, må ein også undersøkje om det er materiale i bortsetjingsarkivet/fjernarkivet som er så gammalt at det bør overførast til arkivdepot.

Lovheimel

Arkivforskrifta § 3-14 omhandlar bortsetjing av papirarkiv og § 3-15 bortsetjing av elektronisk arkiv.