Kva er eit utval?

Utval er statlege, fylkeskommunale og kommunale råd, utval, nemnder, komitéar og liknande. Offentleg nedsette utval behandlar ofte saker av stor samfunnsinteresse og kan etterlate seg svært viktige arkiv som seier mykje om tida dei arbeidde i. Arkivet etter eit offentleg utval er som oftast interessante for ettertida.

Skal utval danne eige arkiv?

Utval som er oppretta ved lov eller kongeleg resolusjon, skal ha eige arkiv dersom ikkje anna er bestemt. Dersom verksemda til eit utval inngår i den ordinære saksbehandlinga hos eit offentleg organ, skal utvalet ikkje danne eige arkiv. I slike døme skal saksdokumenta journalførast og arkiverast hos overordna organ, eller hos det organet som overordna organ har bestemt.

Kven har ansvaret for utvalsarkivet?

Offentlege utval har ikkje automatisk eigen arkivansvarleg. Utvalet eller den instans som har nedsett utvalet, må avgjere om det skal peikast ut eigen arkivansvarleg eller om arkivtenesta hos den instans som nedsatte utvalet skal nyttast.

Det offentlege organet som har nedsett utvalet har overordna arkivansvar. I praksis betyr det rådgjeving ved oppstart og ved avslutning. Når utvalet har ferdigstilt sitt arbeid, må organet som har nedsett utvalet, ta i mot arkivet for vidare handsaming. Leiar av utvalet eller annan arkivansvarleg må sørge for at arkivet blir klargjort for overføring til den som har overordna ansvar.

 

Kva reglar gjeld for journalføring og arkivhald?

Det er praktisk om utvalet peikar ut ein ansvarleg for det daglege arkivhaldet. Ofte blir arkivfunksjonen lagd til det organet som utvalet sin leiar eller sekretær er tilknytt. Saksdokument til offentlege utval skal journalførast og arkiverast. Det gjeld uansett om utvalet inngår i eit arkiv eller skapar eige arkiv. For utval som inngår i den ordinære saksbehandlinga hos eit offentleg organ, skal saksdokumenta journalførast og arkiverast hos organet.

Materialet som utvalet produserer skal samlast i mapper, enten på papir eller elektronisk. Følgjande ordning kan nyttast:

  1. Utreiinga
  2. Møteinnkallingar med dagsorden
  3. Møtereferat
  4. Journal
  5. Korrespondanse
  6. Arbeids- og underlagsmateriale
  7. Utvalsmedlemene sitt arbeidsmateriale
  8. Reknskapsmateriale (vedlegges dersom utvalet fører reknskapet sjølv).

Lovheimel

Arkivforskrifta § 1-1 fastset arkivansvaret, § 1-2 gir særreglane for offentlege utval og § 1-3 gir Riksarkivaren fullmakt til å fastsetje eigne reglar for særskilde utval eller grupper av utval.

Ifølgje § 3-20 bokstav k) skal grunnlagsmateriale, innstillingar, protokollar, referat og endelege vedtak frå styrer, råd, nemnder og utval som ein hovudregel bevarast.

Offentlege utval skal ved nedlegging overføre arkivet til oppdragsgivaren i ordna stand, jf § 5-3 tredje ledd. Avlevering frå oppdragsgivaren til arkivdepot skal skje etter om lag 25 år.