Kva er et utval?

I arkivforskrifta er offentlege utval definerte som statlege, fylkeskommunale og kommunale råd, utval, nemnder, komitéar og liknande. Offentlege utval blir ikkje rekna som eigne organ etter arkivlova.

Skal utval danne eige arkiv?

Offentlege organ som er oppretta ved lov eller kongeleg resolusjon, skal ha eige arkiv dersom ikkje anna er bestemt.

Også andre offentlege utval skal ha eige arkiv dersom organet som har oppretta utvalet, overordna departement eller overordna organ har bestemt dette.

Dersom verksemda til eit utval inngår i den ordinære saksbehandlinga hos eit offentleg organ, skal ikkje utvalet danne eige arkiv. I slike tilfelle skal saksdokumenta journalførast og arkiverast hos organet.

Saksdokumenta til eit offentleg utval skal journalførast og arkiverast også når utvalet ikkje skal ha eige arkiv eller verksemda til utvalet ikkje inngår i eit organ si ordinære saksbehandling. I dette tilfellet skal saksdokumenta journalførast og arkiverast hos overordna organ eller det organet som overordna organ har bestemt.

Korleis dannar eit utval eige arkiv?

Eit offentleg utval som skal ha eige arkiv, må følgje føresegnene i arkivforskrifta, kapittel II C, III C, IV og V. Inngåande og utgåande saksdokument skal journalførast etter føresegnene i kapittel II B.

 

Korleis danne arkiv når utvalet ikkje gjer det sjølv?

For utval som inngår i den ordinære saksbehandlinga hos eit offentleg organ, skal saksdokumenta journalførast og arkiverast hos organet. Elles er hovudregelen at saksdokumenta blir journalførte og arkiverte hos overordna organ eller hos det organet om har nedsett utvalet. Ofte blir arkivfunksjonen lagd til det organet som utvalet sin leiar eller sekretær er tilknytt

Kven har ansvaret for utvalet sitt arkiv?

Det offentlege organet som har nedsett utvalet har også det overordna arkivansvaret.

Kjekt å vite

Offentleg nedsette utval behandlar ofte saker av stor samfunnsinteresse og kan etterlate seg svært interessante arkiv som seier mykje om tida dei arbeidde i. Arkivet etter eit offentleg utval er som oftast bevaringsverdig.

Lovheimel

Arkivforskrifta § 1-1 fastset arkivansvaret, § 1-2 gir særreglane for offentlege utval og § 1-3 gir Riksarkivaren fullmakt til å fastsetje eigne reglar for særskilde utval eller grupper av utval.

Føresegnene i offentleglova gjeld også for offentlege utval.