Kva er ein avtale om avlevering?

Ei statleg verksemd som veit at ein arkivperiode skal avsluttast, skal varsle Riksarkivet. Det skal utformast ein avtaletekst i fellesskap og avtalen skal spesifisere kva som skal overførast, kven som har ansvaret og når avleveringa skal skje. Avtalebrevet skal underskrivast av begge partar.

Kvirfor skal avlevering avtalast?

Eit arkivdepot har behov for å planleggje mottak og testing, og deponeringar og avleveringar kan derfor ikkje sendast til Riksarkivet utan forvarsel. Ein formell avtale bind dessutan partane til å oppfylle ansvaret sitt.

Kjekt å vite

Offentlege organ har innrapporteringsplikt ved innføring eller endring av elektroniske system.

Lovheimel

Arkivforskrifta § 3-17 seier at ein elektronisk kopi av basen for ein avslutta periode skal klargjerast for deponering i arkivdepot, og at deponering skal skje straks.

Riksarkivaren si forskrift § 8-5 seier at det er Riksarkivaren som fastset tidspunkt og tidsintervall for overføring av arkivversjonar frå det enkelte system.