Kva er eit godt arkivformat?

Føremålet med å definerer eigne arkivformat for dokument er å sikre at dokumenta er tilgjengelege over tid på tvers av skiftar i teknologien. Eit godt arkivformat for langtidslagring skal helst fylle fleire krav. Formatet skal i størst mogleg grad:

  • vere opent spesifisert
  • følgje ein internasjonal standard
  • vere etablert i marknaden og i utbreidd bruk  
  • gjere det mogleg på ein enkel måte å lese og analysere filene
  • omfatte all informasjon som er naudsynleg for framtidig framsyning 
  • vere uavhengig av operativsystem og programvare  
  • ikkje vere verna av patent 
  • ikkje ha krypteringar  
  • vere robust og effektivt
  • ha lang forventa levetid

Kva arkivformat er gyldige?

Ved avlevering og deponering til Arkivverket skal elektroniske dokument vere lagra i desse formata:

  • Tekstdokument med bilete eller grafiske objekt: rein tekst, TIFF, XML eller PDF/A
  • Fotografi og bilete: TIFF eller JPEG  
  • Kart: TIFF eller SOSI
  • Video: MPEG-2  
  • Lyd: MP3, PCM eller PCM-basert Wave

Les meir i Riksarkivarforskrifta kapittel VIII. 

Rikarkivarens forskrift er for tiden under revisjon. Ved spesielle omstendigheter kan unntak fra forskriften vurderes.

Korleis blir dokumenta testa?

For testing av PDF og PDF/A-dokument brukar Riksarkivet verktøyet pdfaPilot frå Callas Software. Programmet validerer PDF- og PDF/A-dokument, og testar desse mot alle krav i ISO-standardene 19005 og 32000-1. Alle avvik vil bli presenterte i ein detaljert rapport. Rapporten kan lagrast i PDF eller XML. Det er ei lang rekkje testar som kan utførast, og det er ferdigdefinerte ”profilar” for test av for eksempel PDF 1.7 og PDF/A.

PDF/A-2 og MPEG-4

Den teknologiske utviklinga får stadig større fart, og lovverket held ikkje alltid tritt. Føresegnene om godkjente dokumentformat blei sist reviderte i 2007, og sidan har nye standardar vakse fram. Fleire av dei nye formata tilfredsstiller vanlege krav til bevaring, slik som PDF/A-2 (ISO 19005-2) og MPEG-4 Part 10 (ISO 14496-10). Dersom ein ønsker å overføre arkivmateriale til Arkivverket i desse formata kan ein søke Riksarkivet om godkjenning. I søknaden må det spesifiserast kva for materiale og kva format det er snakk om.

Microsoft Excel

Excel er ikkje eit godkjent dokumentformat etter føresegnene om elektronisk arkivmateriale som avleverast eller overførast som depositum til Arkivverket (kapittel VIII i Riksarkivarforskrifta). Ofte vil det vere mogleg å konvertere enkle rekneark til rein kommaseparert tekst eller PDF/A, men i nokre tilfelle kan ein miste viktig informasjon ved konvertering. Dette kan til dømes vere informasjon som ikkje er synleg reint visuelt, slik som referanseverdiar, bindingar, formlar og prosedyrar.

I slike tilfelle kan ein søke Riksarkivet om å få avlevere dokumenta som Excel, men det vil i så fall vere ønskeleg at dei same dokumenta også leverast som PDF/A. Søknaden vil berre kunne godkjennast for Office Open XML-filer, som er standard i Microsoft Office frå og med Office 2007 (ISO/IEC standard 29500). Filer som følgjer denne standarden er vanlegvis kjenneteikna ved filtypen –xlsx.