Kan avleveringer fra Noark-4-system være i Noark 5-format?

Riksarkivet mottar stadig spørsmål om avleveringer fra Noark-4-baserte sakarkivsystem kan avleveres/deponeres i Noark 5-format. Svaret at Riksarkivaren ikke vil gi en generell dispensasjon fra bestemmelsene i Riksarkivarens forskrift kapittel VIII §§ 8-21–8-24.

Periodiseringstidspunkt er avgjørende når man skal vurdere hvorvidt man kan eksportere arkivuttrekk i Noark 5-format fra data produsert i en Noark 4-løsning. Dersom periodiseringen skjer i et Noark 4-system, skal data deponeres i Noark 4-format. Dersom data er konvertert til et Noark 5-system og periodiseringen skjer etter dette, skal deponeringen være i Noark 5-format – selv om dataene ble produsert i et Noark 4-system. 

Forvaltningsorgan som ønsker å deponere/avlevere uttrekk fra godkjente system basert på eldre versjoner av Noark-standarden (Noark-3 og Noark-4) i tråd med bestemmelsene i Riksarkivarens forskrift kapittel VIII §§ 8-21–8-24, har krav på at leverandøren leverer denne tjenesten. Dette følger av godkjenningen som Riksarkivaren ga for systemet.

Ved avlevering/deponering fra Noark 5-baserte løsninger krever Riksarkivaren at arkivskaper dokumenterer utfyllende informasjon om opphavet til dataene i uttrekket. Informasjonen skal omfatte opplysninger om hvorvidt det er kun Noark-4-baserte data, kun Noark 5-data eller en kombinasjon. Eventuelle forekomster av Noark 3-data skal også dokumenteres.