Statlege arkiv som har gått ut av bruk skal avleverast - det vil seie at materialet og råderetten blir overført til Arkivverket. I tillegg skal det, så snart ein arkivperiode er avslutta, produserast eit uttrekk som skal sendast til Riksarkivet for deponering.

For kommunalt arkiv gjeld egine reglar, som du kan lese meir om her: avlevering for kommunar og fylkeskommunar .

Frå sakarkivsystem er det berre avslutta arkivdelar som skal deponerast. Det vil seie at det må gjerast ei periodisering.  Sendinga skal vere avtala på førehand – ta kontakt med Riksarkivet, Seksjon for elektronisk arkivdanning for dette. Les meir om avtalar her.

Uttrekka kan lagast av verksemda sjølv eller av ein ekstern uttrekksprodusent (frå systemleverandøren eller ein annan aktør). Den arkivansvarlege i verksemda må sørgje for at basen er rydda og dokumentert før uttrekket blir teke, og han har ansvaret for å kontrollere at uttrekket er korrekt før det blir sendt. Blant anna må det kontrollerast at uttrekket er komplett ved å sjekke at det er konsistens mellom talet saker i basen og talet som er kome med i uttrekket. Strukturen på uttrekket skal følgje krava i Riksarkivaren si forskrift kapittel VIII (avleveringsføresegnene ). Uttrekket kan sendast med rekommandert post eller med bod/kurér – og det må nyttast eit godkjent lagringsmedium

Når eit arkivuttrekk er sendt til Riksarkivet blir det testa for virus og kontrollert om uttrekket er i samsvar med avtale og forskrifter. Dersom alt er i orden, blir det sendt ei kvittering til arkivskapar og uttrekket går vidare til testing. Om der finst feil, blir organet bedt om å lage  uttrekk på nytt og sende det. Etter fullført testing får akivskaparen eit brev der uttrekket anten blir avvist eller godkjent. Les meir om behandlinga av elektronisk arkiv .