Hovudregel for avlevering

Kommunale organ skal avlevere arkivmaterialet sitt til eit kommunalt arkivdepot, som skal vere oppretta i samsvar med føresegnene i arkivforskrifta § 5-1, tredje ledd. Eit alternativ til å nytte eige arkivdepot for den einskilde kommunen, kan vere å delta i interkommunale depotordningar og la kommunale organ avlevere materialet sitt dit.

Verken arkivlova eller forskriftene seier noko om kven som dekkjer kostnadene ved avlevering av kommunalt arkivmateriale eller kven som har råderetten over avlevert materiale. Dette vil det altså vere opp til den einskilde kommunen å fastsetje, eventuelt i samarbeid med andre kommunar i ei interkommunal ordning.

Når det gjeld råderetten over materialet, er det grunn til å understreke at arkivansvaret i ein kommune inngår i det overordna administrative ansvaret som etter kommunelova er tillagt administrasjonssjefen. Dette omfattar også ansvaret for det arkivmaterialet som er avlevert til eit kommunalt arkivdepot. Det blir her understreka at arkivansvaret ikkje blir endra ved deltaking i ei interkommunal depotordning, ansvaret tilhøyrer framleis administrasjonssjefen.

Avlevering skjer normalt etter ca. 25-30 år, men unnatak frå dette kan fastsetjast av den einskilde kommunen.

Men det blir kravt at unnataka har ei rimeleg grunngiving og at unnataka ikkje kan gå ut over tryggleiken til arkivmaterialet.

 

Frist for å oppfylle krav til arkivdepot

Arkivforskrifta fastset ei rekkje krav til arkivforholda i kommunal sektor. Regelverket gjeld både dagleg arkiv og eldre og avslutta arkiv. For dei siste sitt vedkomande krev forskrifta at kommunane etablerer ei depotordning, medrekna tilfredsstillande arkivlokale. For lokala sitt vedkomande har kommunane ein frist til 1. januar 2012, mens dei andre krava har vore gjeldande frå 1. januar 1999. Riksarkivaren fører tilsyn med at kommunane oppfyller krava i arkivforskrifta, jf. arkivlova § 7.

Fordeling av arkivmateriale

I samsvar med arkivlova § 10, tredje ledd, kan Riksarkivaren fastsetje at kommunale arkiv skal avleverast til Arkivverket eller ein annan institusjon dersom dette er nødvendig for å bevare arkivet, eller når spesielle omsyn tilseier det.

Ein del kommunal og fylkeskommunal verksemd har vakse fram over tid gjennom eit direkte samspel mellom eit statleg embete og lokale folkevalde organ.

Dette samspelet har resultert i arkivmateriale som både er av statleg og kommunalt opphav. Arkivskaparen er altså ein kombinasjon av statlege og kommunale organ. Arkivet er openbert eit offentleg arkiv, men det er verken statleg eller kommunalt etter arkivlova sin definisjon. Etter hovudregelen for fordeling vil det naturleg høyre heime både i eit kommunalt og i eit statleg arkivdepot, og det blir då Riksarkivaren som må ta stilling til kvar det skal plasserast.

Ved endringar i eit organ sin status mellom kommunalt og statleg, vil også Riksarkivaren kunne gå inn og gjere vedtak om å halde arkivet samla og fastsetje kvar arkivmaterialet skal plasserast.

Spesifiserte krav

Spesifiserte krav til materiale som skal avleverast til kommunale arkivdepot, skal utarbeidast av den einskilde kommunen og fylkeskommunen. Desse krava skal baserast på ein normalinstruks, utarbeidd av Riksarkivaren. Dette framgår av arkivforskrifta § 5-12.