Papirarkiv som ikkje lenger er i bruk for administrative formål (eldre arkiv), og arkiv etter organ som er lagde ned eller har avslutta verksemda, skal avleverast til arkivdepot.

Kven skal motta arkivet?

Arkivverket (Riksarkivet, statsarkiva og Samisk arkiv) er arkivdepot for alle statlege organ. Sentrale statlege organ skal avlevere arkivet sitt til Riksarkivet, mens regionale og lokale statlege organ skal avlevere arkivet sitt til statsarkivet i tilhøyrande distrikt. Forsvaret sine arkiv etter 1. januar 1940 skal avleverast til Riksarkivet. Riksarkivaren kan gjere unnatak frå denne fordelinga.

Kommunar og fylkeskommunar skal opprette eigne ordningar for arkivdepot. Kommunale og fylkeskommunale organ skal avlevere eldre og avslutta arkiv til eit kommunalt arkivdepot, med mindre Riksarkivaren har fastsett noko anna.

Når skal arkivet avleverast?

Arkivmateriale skal normalt avleverast når materialet er om lag 25 til 30 år gamalt. Riksarkivaren kan fastsetje ein annan avleveringsfrist når spesielle administrative og bevaringsmessige omsyn tilseier det.

Krav til materialet som skal avleverast

Kva må gjerast med arkivmaterialet før ei avlevering kan finne stad?

  • Materialet skal vurderast med omsyn til bevaring og kassasjon før avlevering.
  • Dersom det er bestemt at delar av materialet skal kasserast, skal dette fjernast frå arkivet før arkivet blir ordna før avlevering.
  • Arkivavgrensing skal utførast i samsvar med regelverket.
  • Arkivmaterialet skal ordnast slik at indre og ytre proveniens blir oppretthalden.
  • Rensast og pakkast.
  • Materialet skal vurderast med tanke på klausulering, og gradert materiale skal avgraderast.
  • Avleveringsliste skal lagast. Lista må vere godkjend av arkivinstitusjonen som skal motta materialet, før avlevering kan skje.
  • Arkivstykke (eske, bind osv.) skal merkast, dvs. etiketterast.
  • Materialet blir overlevert fysisk, etter avtale med mottakande arkivinstitusjon.

Spesielt om avlevering av fotografi

Fotografi skal ha liste over fotografia vedlagt. Lista skal sendast til Arkivverket i elektronisk form. Dersom materialet inneheld glas, må sendinga førebuast spesielt. Avlevering skal vere avtalt på førehand.