Godkjenning av avleveringsliste

Riksarkivet eller det aktuelle statsarkivet skal godkjenne avleveringslista før sjølve avleveringa kan skje. Arkivdepota kan ha ulik praksis – kontakt det aktuelle arkivdepotet.

Innhald og struktur

I avleveringslista skal arkiveiningane førast opp på ein strukturert måte som tilsvarer ulike felt i Asta. Dette inneber ei hierarkisk inndeling av arkivet i seriar, stykke og mapper, der seriane blir førte opp i samsvar med allment arkivskjema.  

Kvar serie består av arkivstykke som blir nummererte kontinuerleg innanfor arkivet, eller innanfor kvar serie.

Dersom eit arkivstykke inneheld fleire mapper, skal desse nummererast innanfor stykka.

Avleveringslista skal opplyse om innhald og tidsrom (dd.mm.åååå) og ev. arkivkode og merknad for kvart arkivstykke. Dersom arkivstykket inneheld mapper som er registrerte, skal det vere tekst og tidsperiode for kvar mappe, ev. arkivkode eller merknad.

Klausulering og avgradering

Materialet skal vurderast med tanke på kva saker som skal vere unnateke frå offentleg innsyn (klausulerast) i samsvar med føresegnene i forvaltningslova eller føresegner i anna lovverk, for eksempel statistikklova.

Eventuelle klausuleringar skal avmerkast på avleveringslista. Det skal oppgis kva paragraf som er brukt som heimel for klausuleringa.

Klausulering skal skje på relevant nivå. For eksempel vil klausulering på arkivnivå gjelde heile arkivet, mens klausulering på serienivå vil gjelde heile serien.

Dokument skal normalt avgraderast før dei blir avleverte. Avgradering kan berre gjerast av det organet som har gradert dokumentet.

Avlevering 

Avlevering kan skje på to måtar:

  • Arkivsystemet Asta blir brukt til å registrere arkivet. Ein eksport av arkivet blir send til mottakande arkivdepot.
  • Riksarkivet sitt elektroniske skjema (word  eller excel ) blir nytta. Utfylt skjema blir sendt per e-post til arkivinstitusjonen som skal motta avleveringa.