Kva er arkivavgrensing?

Arkivavgrensing inneber at ein fjernar eller held dokument, som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, utanfor arkivet.

Når skal arkivavgrensing utførast?

Arkivavgrensing skal helst gjennomførast i samband med postbehandling eller ved arkivering (arkivlegging). Dersom dette ikkje blir gjort, kan arkivavgrensing skje ved bortsetjing eller seinast ved avlevering (arkivforskrifta § 3 -19).

Materiale som blir skilt ut ved arkivavgrensing, kan oppbevarast separat utanfor arkivet, eller bli sletta eller kasta.

Arkivavgrensing er lovpålagd

Føresegnene om arkivavgrensing er ikkje berre eit løyve til å skilje ut overflødig materiale, men eit pålegg om å gjere det. Arkivforskrifta sin intensjon er at offentlege arkiv ikkje skal fyllast opp med materiale som ikkje er bevaringsverdig for ettertida.

Arkivavgrensinga kan utsetjast til materialet skal avleverast, men dette er inga oppfordring til å vente lengst mogeleg. Arkivavgrensing bør gjennomførast ved postbehandling eller arkivlegging.

Kva slags materiale skal skiljast ut ved arkivavgrensing?

Tekstbehandlingsfiler og liknande, bortsett frå det som inngår i elektronisk sakarkiv (arkivforskrifta § 2-13), skal skiljast ut ved arkivavgrensing.

Saksdokument som medlemer av offentlege utval mottek, med mindre dei er saksdokument for organet medlemene representerer, skal skiljast ut ved arkivavgrensing.

Anna materiale som korkje er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, skal skiljast ut ved arkivavgrensing.

Trykksaker, rundskriv, anna mangfaldiggjort og allment tilgjengeleg materiale, og blankettar som ikkje er utfylte, skal skiljast ut ved arkivavgrensing. Frå dette er det følgjande unnatak:

  • organet som har utarbeidd materialet, skal arkivere eitt eksemplar samt dei nødvendige forarbeida  
  • dokument som fører til saksbehandling eller er nødvendige vedlegg til ei sak, skal arkiverast

Konsept, utkast, kladdar, kladdenotat, ekstra kopiar og interne meldingar, som ikkje har verdi for saksbehandlinga eller som dokumentasjon, skal skiljast ut ved arkivavgrensing. Frå dette er det følgjande unnatak:

  • konsept som har noteringar eller påteikningar som er nødvendige for å forstå saka eller samanhengen saka oppstod i, skal arkiverast  
  • kopi av utgåande dokument skal arkiverast
  • andre kopiar som er nødvendige vedlegg til ei sak, skal arkiverast

Tekstbehandlingsfiler og liknande, bortsett frå det som inngår i elektronisk sakarkiv (arkivforskrifta § 2-13), skal skiljast ut ved arkivavgrensing.

Saksdokument som medlemer av offentlege utval mottek, med mindre dei er saksdokument for organet medlemene representerer, skal skiljast ut ved arkivavgrensing.

Anna materiale som korkje er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, skal skiljast ut ved arkivavgrensing.