Kva er elektronisk arkiv?

Elektronisk arkiv omfattar både tradisjonelle journal- og arkivsystem (Noark), fagsystem og register.

 

Generelle føresegner

Føresegner om elektronisk arkivering av saksdokument finn du i Riksarkivaren si forskrift 1. desember 1999, nr. 1566, kapittel IX.

I prinsippet gjeld alle føresegnene i arkivlov og forskrift både for arkivmateriale på papir og elektronisk, men mange føresegner er utforma før det blei vanleg med elektronisk arkivering. Dersom du er i tvil om korleis ei føresegn skal brukast i det elektroniske arkivet, registeret eller fagsystemet ditt, ta kontakt med Riksarkivet.

Kassasjon i elektronisk arkiv

Alle godkjende Noark-4 system skal ha rom for å setje inn kodar for bevaring og kassasjon på saksnivå. I Noark 5 kan ein også registrere føresegner og reglar om bevaring og kassasjon.

Riksarkivaren oppmodar forvaltninga om å ta i bruk dette systemet. Når eit system berre inneheld nødvendig informasjon, er det lettare å søkje i systemet, og det bli enklare å halde ved like.

Utarbeiding av bevarings- og kassasjonsplan

Alle statlege organ må utarbeide forslag til bevaring og kassasjon for dei elektroniske arkiva, registera og fagsystema sine. Vi har laga ei rettleiing til bruk for forvaltninga.

Gjeldande vedtak

Vil du vite om det allereie finst vedtak som gjeld organet ditt? Ei oversikt over bevarings- og kassasjonsvedtaka  til Riksarkivaren er lagd ut på heimesidene våre. Kopi av bk-vedtaka kan du få hos riksarkivet@arkivverket.no