Ny forskrift

Riksarkivaren har vedteke ei ny forskrift om bevaring og kassasjon av fylkeskommunalt og kommunalt arkivmateriale. Frå 1. februar 2014 blei det innført bevarings- og kassasjonsreglar for fylkeskommunale og kommunale arkiv skapte etter 1950. Reglane inngår som kapittel IV i Riksarkivaren si forskrift om utfyllande tekniske og arkivfaglege føresegner om behandling av offentlege arkiv (forskrift 1.12.1999 nr 1566). Frå 1. februar blei kapittel V og VI i den same forskrifta oppheva.

For arkivmateriale som er skapt før 1. februar 2014 kan fylkeskommunen og kommunen søkje Riksarkivaren om å få nytte det regelverket for arkivavgrensing og kassasjon som gjaldt før den nye forskrifta blei sett i verk.  Det kan søkjast om dispensasjon fram til 31. desember 2018.

Ved tvil om tolkinga av ei føresegn, bør det søkjast råd hos faglege instansar. For ei autoritativ tolking av regelverket skal det sendast eit formelt skriv til Riksarkivaren via statsarkivet for vedkomande distrikt.

Etter arkivforskrifta § 3-21 tredje ledd skal Riksarkivaren utarbeide generelle kassasjonsreglar for kommunar og fylkeskommunar. Retningslinjer for arkivavgrensing og kassasjon i fylkeskommunale arkiv blei innførte i 1986, mens tilsvarande regelverk for kommunane kom i 1987. Dei delane av regelverket som gjaldt kassasjon, blei vidareførte frå 01.01.1999 med heimel i arkivforskrifta frå 01.01.2000. Dei generelle kassasjonsreglane for kommunar og fylkeskommunar skal dekkje alle saksområde – både eigenforvaltning og fagsaker.

Prosess

Riksarkivaren starta seinhausten 2010 eit prosjekt som skulle utarbeide nye nye bevarings- og kassasjonsføresegner for kommunane, fylkeskommunane og eigenforvaltningssakene i staten. Prosjektet fekk namnet BK OFFSEK.

Forslag til nye føresegner ble sendt på høyring. Høyringsfristen var 31.12.12. Her kan du lese høyringssvara  og oppsummeringa  frå høyringa.

Den kommunale høyringa besto av følgjande dokument:

Forslaget til nye bevarings- og kassasjonsreglar er samla i dokumentet: Forslag til nytt regelverk. Regelverksforslaget inneheld ein generell del og ein fagspesifikk del. Dei fagspesifikke vurderingane er også komne med i høyringsnotatet. Høyringsnotatet inneheld i tillegg ein kort omtale av dei ulike oppgåvene og alle bevarings- og kassasjonsvurderingane prosjektet har gjort.

I tillegg har prosjektgruppa utarbeidd to kartleggingsrapportar, ein for kommunen og ein for fylkeskommunen. Desse ligg berre på nettsidene våre. Kartleggingsrapportane er underlagsmateriale for delar av høyringsnotatet.