Utarbeiding av forslag til bevarings- og kassasjonsreglar

Arkivforskrifta § 3-21 pålegg statlege organ å utarbeide forslag til kassasjonsreglar for eige organ. Dette inneber at organet skal lage ei oversikt over kva slags arkivmateriale som skal bevarast for ettertida og kva slags materiale som skal kasserast. Ei slik oversikt blir ofte kalla ein bevarings- og kassasjonsplan (bk-plan), fordi den også inneheld fristar for kassasjon som skal følgjast opp.

 

 

Margarethe Wiigs samiske abc-bok

Eksempel på bevart materiale, Margarethe Wiigs samiske abc-bok. Riksarkivet, Kyrkje- og undervisningsdepartementet, 3. skolekontor L, boks 34.

Bevarings- og kassasjonsplan eller enkel kassasjonssøknad?

Dersom eit organ ønskjer å kassere ein enkelt serie eller bevarings- og kassasjonsvurdere eit enkelt system, er det tilstrekkeleg å sende inn ein kassasjonssøknad. Ta derfor kontakt med Riksarkivet for å få råd om kva som er mest formålstenleg i det aktuelle tilfellet.

Kva skal bevarings- og kassasjonsplanen innehalde?

Bevarings- og kassasjonsplanen skal innehalde følgjande:

  • Ei kartlegging, det vil seie ei systematisk og grundig undersøking og klargjering av ansvarsområda, funksjonane og arkiva til forvaltningsorganet, etaten eller sektoren.
  • Ei bevarings- og kassasjonsvurdering, dvs. ei vurdering av kva arkiv som skal bevarast for ettertida og kva arkiv som skal kasserast, saman med ei grunngiving for kvifor arkiva skal bevarast eller kasserast.  
  • Kassasjonsfristar