Bevaringsformåla

Arkivverket har fire bevaringsformål eller grunnar til å bevare arkivmateriale:

  • Å dokumentere viktige samfunnsfunksjonar, maktutøvinga til dei offentlege organa og rolla deira i samfunnsutviklinga
  • Å bevare materiale som gir viktig informasjon om forhold i samfunnet på eit gitt tidspunkt, og som klargjer samfunnsutviklinga
  • Å dokumentere personar og verksemder sine rettar og plikter i forhold til det offentlege, og i forhold til kvarandre
  • Å dokumentere dei offentlege organa si verksemd ut frå administrative og driftsmessige behov

Dei to første formåla seier kva Arkivverket legg i arkivlova si formulering "monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde". Materiale som har omfattande kulturell eller forskningsmessig verdi, skal bevarast for all framtid. Når organet som har skapt materialet ikkje lenger har bruk for det, vanlegvis etter 25-30 år, blir materialet avlevert til Riksarkivet, eit statsarkiv eller eit kommunalt arkivdepot. Der blir materialet tilgjengeleggjort og blir kjelder som forskarar, slektsforskarar og journalistar kan nytte seg av. Historiske kjelder kan vere alt frå mellomalderdiplom, kyrkjebøker og 1700-tals kopibøker til arkivet etter Sekretariatet for konfliktråda, Havarikommisjonen sine rapportar, NRK sitt filmarkiv eller Landbruksregisteret.

Dei to siste formåla spesifiserer omgrepa rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon. Det bli vanlegvis skilt mellom rettsdokumentasjon dvs. materiale som dokumenterer juridiske rettar for personar, organisasjonar, bedrifter eller offentlege organ (formål 3), og materiale som dokumenterer organet sine eigne administrative og juridiske behov (formål 4).

 

Mann i papirhaug

Skal vi drukne i papir? Else Marie Røed i Adminstrasjonsnytt nr. 2, 1956.

Gangen i ei bevarings- og kassasjonsvurdering

  1. Ei bevarings- og kassasjonsvurdering tek alltid til med ei overordna vurdering (makrovurdering) av organet sine funksjonar, bruk av fullmakter og rolle i samfunnsutviklinga.
  2. Dersom makrovurderinga viser at organet har eller har hatt viktige samfunnsfunksjonar, at bruken av styringsfullmakter har fått varige og djuptgripande konsekvensar eller at organet har hatt ei viktig rolle i samfunnsutviklinga, er neste skritt å undersøkje om dette er dokumentert i det aktuelle materialet.
  3. Dersom makrovurderinga ikkje talar for bevaring av materialet, kan likevel materialet ha eit innhald som i seg sjølv er bevaringsverdig. Du må derfor vurdere om materialet gir viktig informasjon om forhold i samfunnet på eit gitt tidspunkt, eller klargjer samfunnsutviklinga og dermed er bevaringsverdig.
  4. Dersom dei føregåande vurderingane viser at materialet ikkje har historisk eller forskningsmessig verdi, må du vurdere om materialet dokumenterer rettane og pliktene til personar eller verksemder. Dersom ein på førehand veit at store delar av materialet er rettsdokumentasjon, for eksempel eigedomsopplysningar som det vil vere knytt rettar til i svært lang tid framover, er det ikkje nødvendig å bruke mykje tid på makrovurderinga.
  5. Dersom materialet heller ikkje inneheld rettsinformasjon, blir konklusjonen at materialet ikkje er bevaringsverdig for ettertida. Kor lenge materialet skal oppbevarast før det blir kassert, dvs. sletta eller destruert, avheng av organet sine eigne adminstrative og rettslege behov.