Det store tidssluket i arbeidet med ein bevarings- og kassasjonsplan er som regel kartlegginga. Tidsbruken er avhengig av to faktorar: bk-planen sitt omfang (kor mykje som skal gjennomgåast) og kvaliteten på arkiva som skal vurderast.

Kartlegging og bk-vurdering av organet

  • Kva organ skal bevarings- og kassasjonsvurderast?
  • Har organet (organa) ei lang historie?
  • Har det vore mange og store organisasjonsendringar i organet, der organet har fått eller tapt viktige oppgåver?

Svara på spørsmåla ovanfor vil gi eit grunnlag for å berekne ressursbruken. Generelt kan ein gå ut frå at di større organa er, di fleire dei er og di meir brokut historie dei har, desto meir tidkrevjande blir arbeidet med bk-planen.

Kartlegging og bk-vurdering av papirarkiv

  • Kor mange arkiv skal vurderast og kor store er dei?
  • Er dei ordna eller uordna?
  • Er det stor eller liten tematisk variasjon i arkiva?
  • Er saksbehandlinga som arkiva er eit resultat av rutineprega eller komplisert?

Svara på spørsmåla ovanfor vil gi eit grunnlag for å berekne ressursbruken. Komplisert saksbehandling skaper arkiv som det er tidkrevjande å vurdere.

Uordna arkiv med stor tematisk variasjon tek alltid lengre tid å kartlegge enn ordna arkiv med liten tematisk variasjon.

Det tek også lengre tid å kartlegge mange arkiv enn få arkiv, men ikkje nødvendigvis lengre tid å kartlegge eit stort arkiv enn eit lite arkiv, dersom det er ordna.

Kartlegging og bk-vurdering av elektroniske arkiv

  • Kor mange fagsystem skal vurderast?
  • Er det snakk om enkle system eller store kompliserte system?
  • Blir det eksportert eller importert informasjon til eller frå andre system?
  • Dersom det skjer saksbehandling i systemet, er den rutineprega eller komplisert?
  • Er det stor eller liten tematisk variasjon i systema?
  • Er systema godt dokumenterte?

Svara på spørsmåla ovanfor vil gi eit grunnlag for å berekne ressursbruken. Det gjeld i stor grad det same her som for papirarkiv. Fleire, større og meir kompliserte system inneber meir arbeid.

Dersom systema utvekslar mykje informasjon med andre system eller er dårleg dokumenterte, blir dei meir tidkrevjande å vurdere.