Har fagsystem journalføringsfunksjonar?

Journal er den løpande og systematiske oversikta over inngåande og utgåande dokument som organ som blir omfatta av offentleglova skal ha. Mange fagsystem mottek og/eller produserer journalpliktige dokument. Desse skal førast i ein journal. Dersom fagsystemet ikkje har journalføringsfunksjonar, må saksdokumenta likevel registrerast.

Arkivstrukturen i Noark 5 legg til rette for forenkling av journalføringa og arkiveringa, slik at det kan gjerast automatisk av fagsystemet og likevel tilfredsstille krava til Noark 5. Fagsystem som ikkje har godkjent funksjonalitet i tråd med Noark 5-kjerne, skal likevel ha tilrettelagt funksjonalitet for journalføring av saksdokument.

Skal eit fagsystem produsere offentleg journal?

Dokument som er saksdokument etter offentleglova, skal i prinsippet journalførast, utan omsyn til kva system saksdokumenta inngår i. Om noko blir kalla journal eller liknande, har ikkje noko å seie. Det er funksjonen til registeret som er avgjerande. Publikum har krav på å sjå heile journalen, ikkje berre enkeltinnføringar. Dette gjeld også journalar som inngår som del av eit fagsystem. Journalar skal førast elektronisk eller på papir. Dersom journalen inngår i eit elektronisk arkiv- eller saksbehandlingssystem (fagsystem) skal ein på ein enkel måte kunne hente ut og gjere tilgjengelege dei journalopplysningane som publikum har krav på å sjå. Dersom det ikkje er mogeleg å registrere eit dokument utan å røpe opplysningar som skal skjermast, kan enkeltopplysningar utelatast eller nøytraliserast i den versjonen av journalen som publikum får sjå (offentleg journal).

Organ som er underlagde offentleglova er altså pliktige til å stille journalopplysningar om saksdokumenta sine til råvelde for publikum. Det er ikkje slått fast at det enkelte fagsystemet skal kunne produsere ein offentleg journal, men organet skal på ein enkel måte kunne hente ut og gjere tilgjengeleg dei journalopplysningane som publikum har krav på å sjå.

Journalar utan offentleg innsynsrett

Nokre journalar kan eller skal det gjerast unnatak for når det gjeld offentleg innsynsrett. Det gjeld for eksempel journalar som inneheld dokument som er graderte etter verneinstruksen eller forskrift om informasjonstryggleik. For ein del fagsystem innan forsvaret, helse- og omsorgssektoren, barnevernssektoren, pedagogisk-psykologisk teneste osv. vil det derfor ikkje vere aktuelt å produsere offentleg journal.

Innsyn i samanstilling frå databasar

Alle kan krevje innsyn i ei samanstilling av opplysningar som er elektronisk lagra i databasane til eit organ dersom samanstillinga kan gjerast med enkle framgangsmåtar. Organ som mottek eit slikt innsynskrav, har plikt til å lage eit nytt dokument ved å samanstille opplysningar frå ulike databasar dersom dette er nødvendig for å godta innsynskravet. Plikta til å lage eit slikt samanstilt dokument gjeld berre dersom det kan gjerast på ein enkel måte ved hjelp av enkle verktøy. Det nye, samanstilte dokumentet skal journalførast og arkiverast på vanleg måte, for det vil vere å rekne som eit saksdokument for organet.

Lovheimel

Arkivforskrifta §§ 2-6 og 2-7 inneheld føresegner om kva dokument som skal journalførast og kva opplysningar som skal vere med i journalen.

Offentleglova § 10 seier at eit organ skal føre journal etter reglane i arkivlova med forskrifter og § 9 heimlar retten til å krevje innsyn i ei samanstilling frå databasar.