Kva er eit klassifikasjonssystem?

Alle offentlege organ skal ha eit klassifikasjonssystem for ordning av sakarkivet sitt, ein arkivnøkkel, og den skal omfatte alle dei sakområda organet har. Arkivnøkkelen kan vere basert på eitt eller fleire ordningsprinsipp. Oftast byggjer den på ei inndeling etter emne, men den kan også vere funksjons- eller objektbasert. Eksempel på objektordna seriar er personalsaker ordna etter namn eller fødselsdato og bygningssaker ordna etter gards- og bruksnummer.

Kva er klassering?

Arkivnøkkelen viser inndelingsprinsipp og rekkjeordningssystem for arkivet og gir ei systematisk oversikt over dei arkivkodane eller verdiane som blir nytta i rekkjeordninga. Å bestemme ein arkivkode eller ein verdi for ei sak, og merke dei tilhøyrande dokumenta med denne koden eller verdien, blir kalla å klassere.

Er klassifikasjonssystem nødvendig?

I enkelte miljø blir det hevda at overgangen frå papirarkiv til elektronisk arkiv med indeksering, metadata og gode søkeverktøy har gjort arkivnøklar overflødige. Men klassifikasjon er ein obligatorisk og sentral del av både vår eigen Noark-standard og internasjonale standardar som Moreq2010 og ISO 15489. Dei to sistnemnde standardane har funksjonsbaserte klassifikasjonssystem.

Eit velfungerande klassifikasjonssystem er ein føresetnad for effektiv iverksetting av bevarings- og kassasjonsplanar. Funksjonsbasert klassifikasjon kan gje dokumenta ein vidare kontekst fordi dokumenta blir knytte til den prosessen som skapte dei. Saker og dokument som blir til som resultat av same arbeidsprosess kan haldast samla. Dette vil lette framfinning i både aktive og avslutta arkiv. Eit godt klassifikasjonssystem vil vere til stor nytte, ikkje minst for arkiv som skal oppbevarast for all ettertid.

Kjekt å vite

I eit papirarkiv blir det brukt rekkjeordningssystem som fastset korleis sakene skal stillast opp. Det kan vere kronologisk etter dato eller løpenummer, alfabetisk eller etter eit kodesystem frå ein arkivnøkkel.

Lovheimel

Arkivforskrifta § 2-3 seier at offentlege organ normalt skal ha eit klassifikasjonssystem - ein arkivnøkkel - som omfattar alle dei saksområda organet steller med.

Arkivforskrifta § 2-7 seier at journalen skal innehalde arkivkode (etter arkivnøkkelen).