Kva er ein arkivnøkkel?

Ein arkivnøkkel er eit system for ordning av sakarkiv basert på eitt eller fleire ordningsprinsipp. Arkivnøklar viser inndelingsprinsipp og rekkjeordningssystem og nyttar vanlegvis eit ordningsprinsipp med inndeling etter emne.

Statlege organ skal ifølgje arkivforskrifta bruke Felles arkivnøkkel for statsforvaltninga , mens kommunar og fylkeskommunar normalt skal bruke ein arkivnøkkel basert på K-kodesystemet (utarbeidd av Kommunenes sentralforbund).

Skal arkivnøklar godkjennast?

Statlege organ treng ikkje å få godkjent arkivnøkkelen sin, men den skal registrerast hos Arkivverket. Send inn den nye arkivnøkkelen til Riksarkivet og få eit registreringsnummer og forslag til betringar i retur.

Kjekt å vite

Arkivnøkkelen bør ikkje vere for detaljert.

Ved overgang til ny arkivnøkkel skal det gjerast periodeskilje.

Lovheimel

Arkivforskrifta § 2-3 seier at eit organ normalt skal ha eit klassifikasjonssystem - ein arkivnøkkel - som omfattar alle dei saksområda organet steller med.