Kva er organinterne dokument?

Arkivforskrifta definerer organinterne dokument som dokument som blir sende innanfor eit enkelt organ. Organinterne dokument blir også kalla interne notat. Organ blir definert i arkivforskrifta §§ 1-1 - 1-3. Leiinga kan avgjere at desse dokumenta ikkje skal journalførast men bli registrerte på ein enklare måte.

Offentleglova seier at det  i enkelte tilfelle kan gjerast unnatak frå innsyn i dokument som inngår i intern saksførebuing. Dette gjeld først og fremst organinterne dokument. Dokument innhenta utanfrå, for eksempel frå underordna organ, kan det også gjerast unnatak for med same grunngiving. For desse dokumenta er det likevel journalføringsplikt.

Kva er interne notat?

I Noark-4 blir det nytta omgrep som dokumenttype ”N” og ”X” og i Noark 5 ”organinterne notat for oppfølging” og ”organinternt notat uten oppfølging”.

Ein etat eller ein kommune må sjølv vurdere om den skal vere eitt eller fleire organ. Brev mellom avdelingar kan gå som notat, men mellom regionkontor må dei kanskje gå som eksterne brev.

Kvifor bør interne notat journalførast?

Dokument som blir journalførte kan få alle nødvendige metadata som avsendar, mottakar og dato. Dei vil då kunne søkjast opp i ettertid. Dersom det er ønskjeleg å berre registrere dokumenta, er det nødvendig å opne rett saksmappe for å finne dei igjen.

Ut frå demokratiske omsyn bør ei gjennomsiktig og open forvaltning journalføre så mykje som råd.

Kjekt å vite

Dersom notat blir journalførte, må dei også med i offentleg journal.

Det kan gjerast unnatak for innsyn i organinterne dokument dersom innhaldet krev det, men ei vurdering må alltid gjerast når det kjem eit innsynskrav.

Det er journalføringsplikt for interne notat graderte Konfidensielt eller høgare etter tryggingslova.

Lovheimel

Arkivforskrifta § 2-6 seier at organinterne dokument kan registrerast i journalen så langt organet finn det tenleg.

Offentleglova § 14 omhandlar unnatak frå offentleg innsyn for dokument som inngår i intern saksførebuing.

Forskrift om informasjonstryggleik kapittel 4B omhandlar krav til journalføring.