Terminologi

Lista er avgrensa til omgrep som er nytta i Arkivhåndboken for offentlig forvaltning. Kursivering av ein definisjon viser at ordet eller omgrepet finst som eige oppslag i lista.

Administrasjonssjef Kommunelova sitt namn på den øvste leiaren for den samla kommunale eller fylkeskommunale administrasjonen. Vanlegvis blir tittelen rådmann eller fylkesrådmann nytta. I kommunar med parlamentarisk styreform (p.t. Oslo og Bergen) er administrasjonssjefen sitt ansvar og fullmakt lagt til byrådet.

Aktivt arkiv Arkiv (1) som er i dagleg bruk hos arkivskapar.  Første fase i arkivmaterialet sin livssyklus.  Sjå også daglegarkiv.

Arkiv

  1. Dokument som blir til som ledd i ei verksemd, det vil seie dokument som blir mottekne eller produserte som ledd i verksemda (1) hos ein arkivskapar og blir samla som resultat av dette arbeidet (også kalla enkeltarkiv ).
  2. Oppbevaringsstad for arkiv (1) .
  3. Organisatorisk eining som utfører oppgåver knytte til arkiv (1), også kalla arkivteneste .
  4. Det same som arkivdepot.

Arkiv- og saksbehandlingssystem System for arkivering og saksbehandling. Vanlegvis brukt om system for elektronisk arkivering og saksbehandling. Sjå også arkivsystem og saksbehandlingssystem.

Arkivansvarleg Arkivforskrifta sitt namn (§ 2-1) på den som har det daglege ansvaret for arkivarbeidet i eit offentleg organ, og som leier organet si arkivteneste.   Tittelen arkivleiar blir vanlegvis  nytta.

Arkivavgrensing Å halde utanfor eller fjerne frå arkivet dokument som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, jf. arkivforskrifta § 3-18.

Arkivbestand Den samla bestanden av arkivmateriale hos ei arkivskapande eining eller eit arkivdepot.

Arkivbestandig medium Sjå arkivhaldbart medium.

Arkivdanning Det å danne eller skape arkiv (1).  Også brukt som fellesnamn på dei to første fasane i arkivmaterialet sin livssyklus (aktivt arkiv og bortsetjingsarkiv ), dvs. dei fasane der arkivskapar har ansvaret for materialet (arkivdanningsfasen).

Arkivdanningsfunksjonar Dei funksjonane (hos ein arkivskapar ) som er knytte til arkivdanninga . Sjå også arkivfunksjonar.

Arkivdel Ein fritt definert del av eit arkiv (1).  Vil ofte vere definert identisk med arkivserie, men treng ikkje vere det.

Arkivdepot Institusjon eller anna organisatorisk eining der bevaringsverdig arkivmateriale blir oppbevart permanent. Arkivdepotet avlastar arkivskaparen for lagring av eldre arkivmateriale og legg forholda til rette for hjelp til brukarar som er interesserte i materialet.

Arkivdokument Dokument som blir motteke eller produsert som ledd i den verksemda eit organ utøver, og som ikkje er gjenstand for arkivavgrensing.  Sjå også saksdokument.

Arkiveksemplar Det eksemplaret som blir arkivert når eit dokument finst i fleire eksemplar.

Arkivering Det å plassere eit dokument i organet sitt arkiv (1, 2).  For arkivmateriale på papir blir også uttrykket arkivlegging nytta, for elektronisk materiale talar ein vanlegvis om lagring.

Arkivformat Standardisert format for elektronisk arkivering og langtidslagring av dokument.  Spesifisert i Riksarkivaren si forskrift kapittel VIII. Sjå også Produksjonsformat.

Arkivfortegnelse Oversyn (liste) over arkivmateriale som for eksempel blir nytta ved bortsetjing.  Sjå også Arkivliste.

Arkivfunksjonar Dei funksjonane som er knytte til arkivarbeidet både hos arkivskapar og i arkivdepot.  Arkivfunksjonane omfattar både arkivdanningsfunksjonar og depotfunksjonar, men blir ofte nytta synonymt med arkivdanningsfunksjonar.

Arkivinstruks Instruks for arkivarbeidet hos ein eller fleire arkivskaparar.  Før arkivlova med forskrifter tok til å gjelde, var det felles instruksar for arkivarbeidet i statsforvaltninga, fastsette ved kongeleg resolusjon. No blir omgrepet først og fremst nytta om interne instruksar i ein kommune, ein statleg etat eller eit enkelt offentleg organ.

Arkivinstitusjon Sjå Arkivdepot.

Arkivhaldbart medium Medium for langtidslagring av arkivmateriale. Papir skal oppfylle kravet til den internasjonale standarden for permanent papir.

Arkivkatalog Katalog (oversikt) over arkivmateriale i eit arkivdepot.  Ein tradisjonell arkivkatalog består vanlegvis av ei innleiing med overordna opplysningar om arkivskaparen og arkivet (1) og ei arkivliste.   Det er gjerne ein eller fleire slike katalogar for kvart enkeltarkiv.  Men det finst også overordna katalogar som gir oversikt over arkivskaparar og arkiv. I dag blir arkivkatalogane vanlegvis produserte i eit elektronisk system, ein katalogdatabase, der strukturen kan vere nokså forskjellig frå dei tradisjonelle katalogane.

Arkivkode Ein kode («verdi») som ut frå eit ordningsprinsipp  i ein arkivnøkkel  blir gitt den einskilde saka i sakarkivet.  Alt etter kva ordningsprinsipp som er nytta, kan arkivkoden anten vere ein emnekode eller ein objektkode, og den kan bestå av tal, bokstavar og andre teikn eller ei blanding av desse. Tildeling og påføring av arkivkode blir kalla klassering.

Arkivleiar Dagleg leiar for arkivarbeidet og arkivtenesta i eit organ. Arkivforskrifta nyttar nemninga arkivansvarleg om denne funksjonen.

Arkivlegging Det å plassere eit dokument i organet sitt arkiv (1,2).   Sjå også Arkivering .

Arkivliste Liste over innhaldet i eit arkiv (1).  Arkivlista har vanlegvis oversyn over innhaldet i dei einskilde arkivstykka, mappene og/eller dokumenta.

Arkivlokale Rom der ein oppbevarer arkivmateriale over lengre tid, jf. arkivforskrifta § 4-1.

Arkivmappe Mappe der ein samlar arkivdokument som høyrer saman. Vanlegvis blir ei mappe (eller fleire) nytta til å samle saker som har felles arkivkode.   Den einskilde saka ligg då i eit eige (saks)omslag .

Arkivmateriale Generell og kollektiv nemning på arkivdokument.  Arkivlova nyttar omgrepet arkiv i same generelle tyding.

Arkivstyresmakt Offentleg organ som gir føresegner og pålegg om arkivarbeid og arkivfunksjonar.

Arkivnøkkel System for ordning av sakarkiv, basert på eitt eller fleire ordningsprinsipp.  Arkivnøkkelen viser inndelingsprinsipp (eitt eller fleire)  og rekkjeordningssystem (eitt eller  fleire) og gir ei systematisk liste over dei verdiane (arkivkodar ) som blir nytta i rekkjeordninga . Arkivnøklar nyttar vanlegvis eit ordningsprinsipp basert på inndeling etter emne.  Det er derfor arkivforskrifta i § 2-3 omtalar arkivnøkkelen som eit klassifikasjonssystem og krev at den skal omfatte alle dei saksområda organet steller med.

Arkivordning

1•Måten eit arkiv (1) er ordna på, dvs.kva ordningsprinsipp som er brukt(e).

2•Ordningar for arkivfunksjonane i eitt eller fleire organ, kommunar, statlege etatar osv.

Arkivorganisering Organisering av arkivfunksjonane i eitt eller fleire organ.

Arkivorganisasjon Kommunar, statlege etatar osv.

Arkivperiode Tidsperiode for inndeling av arkiv (1)  blant anna  i samband med bortsetjing.

Arkivplan Samla oversikt over arkiv (1) og arkivfunksjonar i eit organ. Ifølgje arkivforskrifta § 2-2 skal arkivplanen vise kva arkivet omfattar og korleis det er organisert. Dessutan skal den vise kva instruksar, reglar og planar som gjeld for arkivarbeidet.

Arkivserie Del av eit arkiv (1), ordna etter eitt og same prinsipp.

Arkivskapande organ Organ som skaper arkiv (1).  Eit arkivskapande organ kan bestå av ein eller fleire arkivskaparar.

Arkivskapar Ei organisatorisk eining eller ein person som skaper arkiv (1) som ledd i arbeidet sitt. Ein arkivskapar kan vere eit offentleg organ, ei bedrift, ein organisasjon, ein institusjon, ein stiftelse og liknande eller ein del av ei slik eining.

Arkivstykke Fellesomgrep for fysiske einingar i eit arkiv (1).  Omgrepet blir først og fremst nytta i forbindelse med bortsetjings - og depotarkiv.  Dei tradisjonelle arkivstykka er esker, pakkar og protokollar. Nyare typar er mikrofilmrullar, magnetband, cd-plater osv.

Arkivsystem System (vanlegvis elektronisk ) som blir nytta til å registrere, administrere, oppbevare og gjenfinne dokumenta som inngår i eit arkiv (1), så vel elektronisk som manuelt arkiv. Eit arkivsystem inneheld ei samling dokument, dokumentomtalar og funksjonar for (dokument)vedlikehald, administrasjon, utlån, søking, rapportutskrifter, statistikk mv.

Arkivteneste Sjå Arkiv (3).

Arkivverket Statleg etat som p.t. består av Riksarkivet , 8 statsarkiv  og Samisk arkiv og blir leia av Riksarkivaren.  Jf. arkivlova § 4.

Autentisitet (autentisk dokument) Det å vere uforfalska, ekte eller opphavleg.  Eit autentisk dokument er eit dokument som er kva det gir seg ut for å vere.

Avgradering Oppheving av gradering.

Avhending av arkiv Overlate arkivmateriale til ein instans utanfor eige organ.

Avlevering Overføring av eldre og avslutta arkiv til arkivdepot, jf. arkivforskrifta § 5-1.

Avleveringsliste Arkivliste over materiale som blir avlevert til arkivdepot.

Avleveringsplikt Offentlege organ si plikt til å avlevere arkiva  (1) sine  til arkivdepot.

Avleveringsreglar Føresegner som regulerer avlevering av arkivmateriale.

Avskrift Avskrift av innhaldet i eit dokument som blir gjort fordi originalen er vanskeleg å lese for vanlege brukarar, for eksempel pga. gotisk skrift, utydeleg skrift eller liknande.

Avskriving Registrering av opplysningar i journalen om når og korleis behandlinga av eit inngåande dokument er blitt avslutta.

Avslutta arkiv Arkiv (1) etter ein arkivskapar som ikkje lenger er til.

Bevaring Å ta vare på arkivmateriale over tid. I arkivforskrifta betyr bevaring at materialet blir avlevert til arkivdepot, jf. § 3-18, og oppbevart for framtida.

Bibliotekmateriale Dokument som er allment tilgjengelege og kjem inn under pliktavleveringslova sine føresegner.

Bilegging Ved papirbasert saksbehandling:  Å leggje ved tidlegare dokument i saka når eit motteke dokument går til saksbehandling.

Bortsetjing At arkivmateriale etter ei tid (vanlegvis etter eit bestemt tal år, jf. Arkivperiode) blir teke ut av aktivt arkiv og sett bort på ein dertil eigna stad. Sjå også Bortsejtingsarkiv.

Bortsetjingsarkiv

1 Materiale som er sett bort etter dei prinsippa som er gjort greie for under bortsetjing.  Andre fase i arkivmaterialet sin livssyklus.

2 Oppbevaringsstad for bortsetjingsarkiv (1).

Bortsetjingsliste Arkivliste over materiale som blir overført til bortsetjingsarkiv.

Byarkiv Arkivdepot for ein bykommune.

Daglegarkiv Arkiv (1) som er i dagleg bruk hos arkivskapar .  Sjå også Aktivt arkiv.

Database Strukturert samling av søkbar informasjon, lagra på elektroniske medium.

Datastruktur Utforminga av dei einskilde dataelementa i eit system og forholdet mellom dei.

Datatilsynet Eit uavhengig forvaltningsorgan administrativt underlagt Kongen og Justisdepartementet. Datatilsynet har bl.a. tilsynsoppgåver knytte til personvern og behandling av personopplysningar. Oppgåvene er spesifiserte i personopplysningslova § 42.

Delarkiv Enkeltarkiv skapt av ein arkivskapar som er del av ei større eining, for eksempel ein eller fleire avdelingar i eit offentleg organ.

Depotansvar Ansvar for å etablere og drive arkivdepot.  I staten er depotansvaret tillagt Riksarkivaren, mens det i kommunal sektor er tillagt den einskilde kommunen og fylkeskommunen.

Depotansvarleg I kommunal sektor: ein instans som er etablert for å ivareta kommunen eller fylkeskommunen sitt løpande depotansvar, jf. arkivforskrifta § 5-1.

Depotarkiv Eldre eller avslutta arkiv.  Siste fase i arkivmaterialet sin livssyklus.  Depotarkiv skal normalt leverast til arkivdepot.

Depotfunksjonar Dei funksjonane som er knytte til arbeidet i eit arkivdepot.

Depotinstans Det same som arkivdepot.

Depotinstitusjon Det same som arkivdepot.

Depotordning I kommunal sektor: ei ordning med arkivdepot for den einskilde kommunen og fylkeskommunen, jf. arkivforskrifta § 5-1. Sjå også Interkommunal depotordning.

Desentralisert arkivordning Arkivordning (2) der eit organ har fleire arkivskaparar med kvart sitt arkiv  (1), jf. også Delarkiv .

Digital lagring Lagring av informasjon i digital form, dvs. ved digital representasjon, på eit elektronisk medium.  I handboka blir omgrepet elektronisk lagring nytta.

Digital representasjon Representasjonsform der all informasjon blir representert ved kombinasjonar av to alternative verdiar som vanlegvis blir merka 0 og 1. Digital representasjon kan nyttast på alle typar informasjon – tekst, lyd, bilete osv. Digital representasjon blir nytta i datamaskinar og på elektroniske medium.

Digital signatur Elektronisk verktøy (ei form for kodesystem) som blir nytta til å identifisere utferdaren av eit dokument.  Dette gjer det mogeleg å verifisere om eit elektronisk dokument er autentisk og uforandra.

Digitalisering Det å overføre eit dokument frå papir, mikrofilm, lydband, film mv. til digital representasjon og elektronisk lagring.  Overføring av tekst og liknande skjer anten ved skanning av dokumentsider eller ved registrering av teksten i eit datasystem.

Digitalt medium Det same som elektronisk medium.

Dokument Etter arkivlova § 2: ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lytting, framvising eller overføring. Same definisjon er nytta i forvaltningslova. Sjå også Arkivdokument og Saksdokument.

Dokumentasjon Dokument som stadfestar eller provar, dvs. dokumenterer, at bestemte handlingar har funne stad.

Dokumentasjonsverdi Den verdien eit arkivmateriale (eitt eller fleire dokument) har som dokumentasjon.  I arkivlova sin formålsparagraf er dokumentasjonsverdi eit viktig kriterium for å ta vare på arkiv (1) (sjølv om ikkje omgrepet er eksplisitt nytta der). Dessutan blir det nytta som kriterium for journalføringsplikt (arkivforskrifta § 2-6) og for arkivavgrensning. (arkivforskrifta § 3-18).

Dokumentflyt Dokumenta sin «flyt» eller «gang» frå ledd til ledd i ein behandlingsprosess. Sjå også Saksgang.

Dokumentnummer Sjå Saks- og dokumentnummer.

Eigenforvaltning Aktivitetar som omfattar forvaltning av eige organ, dvs. eigen administrasjon, eiga økonomiforvaltning og eiga personalforvaltning. Eigenforvaltningssaker er saker knytte til eigenforvaltninga. Sjå også Fagsaker.

Eigenprodusert dokument Dokument produsert i eige organ, dvs. utgåande dokument og interne dokument.

Ekspedisjonsdato Dato som viser når eit dokument er sendt (ekspedert).

Eksternt dokument Dokument som inngår i korrespondanse med instansar utanfor organet, dvs. inngåande eller utgåande dokument.

Eldre arkiv Arkiv (1) som ikkje lenger er i bruk for administrative formål, jf. arkivforskrifta § 5-1. Sjå også Depotarkiv.

Elektronisk … Det at informasjon, oppgåver, behandlingsformer eller fysiske medium er tilrettelagde for behandling med elektroniske system (IT-system) på ein datamaskin. Omgrepet blir brukt i ei rekkje samansetjingar som elektronisk arkiv, elektronisk saksbehandling, elektroniske medium osv. Samansetjingar som krev eiga forklaring, står som oppslagsord i lista – sjå nedanfor.

Elektronisk arkiv Arkiv (1) som består av elektroniske dokument.

Elektronisk dokument Eit dokument lagra på elektronisk medium og tilrettelagt for attfinning, prosessering og kommunikasjon ved hjelp av ein datamaskin.

Elektronisk fagsystem Elektronisk støttesystem som er spesialisert for saksbehandlinga i eit organ, ofte tilrettelagt for handtering av ei stor mengd saker som krev likearta behandling.

Elektronisk journal Journal i elektronisk form. Det same som elektronisk journalsystem.  Elektronisk journal er ein nødvendig del av eit elektronisk arkivsystem eller eit arkiv- og saksbehandlingssystem i den offentlege forvaltninga.

Elektronisk lagring Lagring av dokument og annan arkivrelatert informasjon, for eksempel journalopplysningar, på eit elektronisk medium.

Elektronisk medium Medium som lagrar informasjon i elektronisk form, dvs. ved bruk av digital representasjon.  Informasjon på elektroniske medium blir behandla ved hjelp av datamaskinar.

Elektronisk registermateriale Register i elektronisk form, vanlegvis databasar.

Elektronisk saksbehandling Saksbehandling basert på elektronisk dokumentflyt, saksgang og anna IT-støtte i behandlingsprosessen.

Elektronisk saksgang Det at saksgangen blir styrt, kontrollert og dokumentert i eit elektronisk system. Høyrer med til elektronisk saksbehandling.

Emnekode Arkivkode etter eit ordningsprinsipp basert på inndeling etter emne.  Ein emnekode er vanlegvis ein hierarkisk ordna talkode (dvs. at første siffer er overordna andre siffer osv.) eller ein kombinasjon av bokstavar og tal. Sjå også Arkivnøkkel.

Emneinndeling Sjå inndeling etter emne.

Emneord Ord som er registrerte (for eksempel i eit journal- og/eller arkivsystem ) for å gjera greie for innhaldet i eit dokument. Emneord skal vere definerte på førehand (kontrollerte emneord) og samla i ei emneordliste eller ein tesaurus. Sjå også Stikkord.

Emneordna arkiv(del) Arkiv (1) eller arkivdel som er ordna etter emne. Sjå også Inndelingsprinsipp.

Emneordna arkivnøkkel Arkivnøkkel der det primære ordningsprinsippet er basert på inndeling etter emne.

Enkeltarkiv Dei dokumenta som er mottekne og produserte av ein enkelt arkivskapar og samla som resultat av denne verksemda (1).  Sjå også Arkiv (1).

Einstypeserie Arkivserie som består av ei større mengd einsarta enkeltsaker. Omgrepet er først og fremst nytta i statlege instruksar for arkivavgrensing og kassasjon (kgl.res. 04.11.1961 og 18.12.1987).

E-postmottak Elektronisk «postkasse» for mottak av meldingar og dokument sende via e-post. Organ som nyttar e-post, skal ha eit sentralt e-postmottak som er knytt til organet si arkivteneste, jf. arkivforskrifta § 3-2.

Fagsaker Saker som ligg innanfor eit organ sine ansvarsområde – til forskjell frå saker som gjeld organet si eigenforvaltning.

Fagsystem Sjå Elektronisk fagsystem.

Fast periodeinndeling Periodeinndeling som inneber at alle avslutta saker i perioden blir sette bort samtidig.

Folkevalt organ Kollegialt organ som er samansett gjennom demokratiske val. Eit folkevalt organ er ikkje eit offentleg organ i arkivlova sin forstand.

Forfallsdato Frist for behandling av eit motteke dokument.

Format

1•Fysisk utforming av eit dokument (vanlegvis på papir).

2•Organisering og koding av teikn, struktur og layout i eit elektronisk dokument.

Forskingsarkiv Arkiv (1) som blir skapt gjennom forskingsaktivitet.

Forvaltningsorgan I handboka brukt synonymt med  med offentleg organ.

Fylkesarkiv Arkivdepot for ein fylkeskommune.

Fylkeskommunalt arkiv Arkiv (1) skapt av eit fylkeskommunalt organ.

Fysisk kontroll Oversikt over den fysiske plasseringa av element i eit arkiv, dvs. oppstillinga.

Gradering Påføring av kode etter tryggingslova eller verneinstruksen for å skjerme dokument mot uautorisert innsyn.

Hjelperegister Tabell (register) som er ordna etter eit anna prinsipp enn hovudregisteret, som regel for å gi ekstra søkjeinngangar til eit materiale. Eksempel på eit tradisjonelt hjelperegister er eit journalregister ordna etter avsendar og mottakar. Elektroniske system nyttar interne hjelperegister for ei rekkje formål.

Inndeling etter emne Inndelingsprinsipp der inndelinga skjer etter emne.

Inndeling etter objekt Inndelingsprinsipp der inndelinga skjer etter objekt.

Inndelingsprinsipp Del av eit ordningsprinsipp for arkivmateriale. Inndelingsprinsippet fastset korleis materialet skal inndelast, for eksempel etter kronologi, emne eller objekt.  Inndeling etter objekt må spesifiserast nærmare ved å oppgi objekttype, for eksempel personar, eigedomar, administrative einingar osv.

Når ein nyttar inndeling etter emne, heiter det i vanleg språkbruk at materialet er ordna etter emne. Tilsvarande gjeld for andre inndelingsprinsipp. Handboka har same språkbruken. Sjå også emneordna arkiv(del) og objektordna arkiv(del).

Inngåande dokument Dokument som eit organ mottek frå ein annan instans. Sjå også Eksternt  dokument .

Innsyn Det å gjere seg kjent med opplysningar frå eller heile innhaldet i eitt eller fleire dokument.

Intellektuell kontroll Oversikt over kva arkivmaterialet omfattar, kva struktur (logisk) det har og kva indre samanheng det er mellom dei ulike elementa i arkivet.

Interkommunal depotordning Depotordning som er felles for fleire kommunar og/eller fylkeskommunar.

Interkommunalt arkiv (IKA) Arkivinstitusjon som blir driven av fleire kommunar og/eller fylkeskommunar i fellesskap. Interkommunale arkiv finst i dag i dei fleste fylke og fungerer vanlegvis som arkivdepot for medlemskommunane.

Internt dokument Etter offentleglova § 14: Dokument som er utarbeidt for eit forvaltningsorgan si interne saksførebuing, anten av organet sjølv eller av eit underliggjande organ, av særlege rådgivarar eller sakkunnige eller av eit departement til bruk i eit anna departement. Sjå også Organinternt dokument.

Journal Register over saksdokument som blir behandla i eit organ. Sjå også Journalføring . (Ordet ”journal” finn ein også i helsesektoren i omgrepet Pasientjournal ).

Journal- og arkivsystem System (vanlegvis elektronisk) som kombinerar funksjonar i eit journalsystem og eit arkivsystem.

Journalfunksjonar Dei funksjonar som er knytte til journalføring.  Vanlegvis brukt om funksjonane for journalføring i eit elektronisk journal- og arkivsystem eller arkiv- og saksbehandlingssystem.

Journalførande eining Ei organisatorisk eining som fører journal.  Ei journalførande eining kan omfatte heile arkivtenesta i eit organ eller berre ein eller fleire delar av denne.

Journalføring Systematisk og fortløpande registrering av opplysningar i ein journal.  Etter arkivforskrifta § 2-6 skal ein registrere alle inngåande og utgåande saksdokument som er gjenstand for saksbehandling og  har verdi som dokumentasjon.  Organinterne dokument skal registrerast så langt ein finn det tenleg.

Journalnummer Fortløpande nummer på registrerte dokument i ein journal.  Fortløpande journalnummer er først og fremst nytta i manuelle journalar. I system baserte på Noark -standarden, blir saks og- dokumentnummer nytta.

Journalopplysningar Dei opplysningane som inngår i ein journal, jf. arkivforskrifta § 2-7.

Journalperiode Tidsperiode for inndeling av journalen,  blant anna i samband med bortsetjing. Det skal vere samsvar mellom periodeinndelinga i journalen og sakarkivet (journalperiodar og arkivperiodar ), men ein periode i ein elektronisk journal kan omfatte fleire periodar i sakarkivet, jf. arkivforskrifta § 3-12.

Journalpost Ei enkelt registrering (innførsel) i ein journal, dvs. opplysningane om eit saksdokument med eventuelle vedlegg. I elektroniske journalar skal ein journalpost alltid vere knytt til ei sak, jf. Noark -standarden.

Journalregister Hjelperegister til ein manuell journal.  Journalregisteret er ordna etter eit anna prinsipp enn journalen, for eksempel etter avsendar/mottakar, og gir dermed ein ekstra søkjeinngang til arkivmaterialet.

Journalsystem System for journalføring, vanlegvis elektronisk. Eit elektronisk journalsystem blir også omtalt som elektronisk journal.

K-kodesystemet Arkivnøkkel som blir nytta i kommunal sektor.

Kassasjon Det å kassere, dvs. at arkivmateriale som har vore gjenstand for saksbehandling eller har hatt verdi som dokumentasjon, blir teke ut av arkivet og øydelagt/makulert. Jf. arkivforskrifta § 3-18.

Kassasjonsliste Oversikt over kva materiale som skal kasserast eller er kassert.

Katalog Sjå arkivkatalog.

Katalogdatabase Database med opplysningar som inngår i arkivkatalogar.  Katalogdatabasar har vanlegvis ein annan struktur enn tradisjonelle arkivkatalogar, og dei inneheld som regel også meir informasjon.

Katalogisering Registrering av arkivmateriale i ein arkivkatalog.

Kjeldepublikasjon Arkivmateriale som er skrive av for publisering, vanlegvis  i trykt form, men elektronisk publisering blir også nytta. Formålet er å gjere materialet lettare tilgjengeleg. 

Kjeldeutgåve Likt med kjeldebublikasjon

Klagesak Sak som gjeld klage på eit forvaltningsvedtak. Ein part i ei sak eller andre med rettsleg interesse i saka, har ein generell rett til å føre saka inn for eit høgare organ enn det organet som har fatta vedtaket. Den generelle klageretten er heimla i forvaltningslova.

Klassering Påføre eit saksdokument ein eller fleire arkivkodar etter ein arkivnøkkel.

Kollegialt organ Organ som er samansett som eit kollegium, dvs. av eit tal medlemer som har lik stemmerett når det skal takast avgjerder (eventuelt med dobbeltstemma til leiaren). Eit kollegialt organ i forvaltninga er ikkje eit offentleg organ etter arkivlova med forskrifter, men er ifølgje arkivforskrifta § 1-2 eit offentleg utval.

Kommunalt arkiv Arkiv (1) skapt av eit kommunalt organ.

Kommunearkiv Arkivdepot for ein kommune.

Konkurranseutsetjing Det at offentlege oppgåver etter anbod blir sette bort til ei privat verksemd (2).

Konsept Dokumentutkast.

Konsesjon Løyve. Her brukt om konsesjon frå Datatilsynet til å opprette personregister etter personopplysningslova.

Konvertering Omforme elektronisk informasjon frå eit format til eit anna, slik at informasjonen kan lesast og vidarebehandlast med ei anna programvare enn den som blei brukt til å framstille den. Blir også nytta om utveksling av informasjon mellom format som kan lesast med maskin og format som kan lesast av menneske.

Kopibok Systematisk, vanlegvis kronologisk, oppstilling av kopiar av alle utgåande dokument i eit organ. Kopiboka kan også innehalde eigenproduserte vedlegg til dokumenta.

Lagringsformat Format for lagring av elektroniske data, medrekna elektronisk arkivmateriale. Sjå også Arkivformat og Produksjonsformat.

Lagringsmedium Medium for lagring av informasjon.

Lenking Tilvisingar som knyter saman dokument som høyrer med til same sak.  Lenking blir nytta i manuelle journalar.

Livssyklus Dei fasane eit arkivdokument går igjennom frå det oppstår og til det er lagra for framtida i eit arkivdepot (eller eventuelt blir kassert). Det er vanleg å operere med tre fasar i arkivdokumenta sin livssyklus: aktivt arkiv, bortsetjingsarkiv og depotarkiv.  Dei to første inngår i arkivdanninga.

Manuell journal Tradisjonell journal som blir ført på papir.

Magnetisk medium Elektronisk (digitalt) medium der informasjonen blir lagra ved hjelp av magnetiserte felt. Eksempel på slike medium er magnetiske plater («harddisk» og diskettar) og magnetiske band (band på opne rullar og kassettar).

Mappe Sjå arkivmappe.

Medium Fysisk eining som bl.a. kan nyttast til å lagre informasjon. Eksempel på slike medium er papir, mikrofilm, videoband, cd-plater, diskettar.

Meirinnsyn Prinsipp som seier at eit forvaltningsorgan skal vurdere om eit dokument kan gjerast kjent, heilt eller delvis, sjølv om det etter offentleglova sine føresegner er høve til å unnta det frå offentleg innsyn. Jf. offentleglova § 11.

Møtebok Kommunelova si nemning på protokollar frå møte i folkevalde organ i kommunar og fylkeskommunar. Sjå også møteprotokoll.

Møteprotokoll Referat (protokoll) frå eit bestemt møte i eit utval. Inneheld opplysningar om tid, stad, frammøte og liknande samt referat frå behandlinga av dei sakene som var oppe. Jf. også Møtebok.

Nedgradering Å setje ei lågare gradering enn det som har vore på eit dokument.

Noark Standard for elektroniske journal- og arkivsystem, sjå Riksarkivaren (1999 og 2008). Etter arkivforskrifta er Noark obligatorisk for elektronisk journalføring i offentleg forvaltning.

Normalinstruks Etter arkivforskrifta § 5-12 skal Riksarkivaren utarbeide ein normalinstruks for krav til materiale som skal leverast til kommunale og fylkeskommunale arkivdepot  og for tilbakelån frå slike arkivdepot. Normalinstruksen vil vere retningsgivande for dei reglane som kommunar og fylkeskommunar sjølve skal fastsetje, men det vil truleg vere eit visst slingringmon når det gjeld detaljutforminga av krava.

Notat Internt dokument som blir utarbeidd i eit organ som ledd i ei saksførebuing. Adressat kan vere både ei administrativ eining eller (for kommunar og fylkeskommunar) eit folkevalt organ.  Sjå også Internt dokument.

Nøkkel (I arkiv): Sjå Arkivnøkkel.

Objekt Fysiske eller logiske einingar som arkivmateriale kan omhandle, og som materialet dermed kan ordnast etter, for eksempel personar, eigedomar, bygningar, gjenstandar, administrative einingar etc. Sjå også Inndelingsprinsipp og objekttype.

Objektkode Arkivkode etter eit ordningsprinsipp basert på inndeling etter objekt.   Eksempel på objektkodar er fødselsnummer, gards- og bruksnummer, kommunenummer osv. Sjå også Arkivnøkkel .

Objektordna arkiv(del) Arkiv (1), arkivdel eller arkivserie som er ordna etter objekt.   Sjå også Inndelingsprinsipp.

Objekttype Spesifikasjon av eit inndelingsprinsipp.  Dersom eit materiale er ordna etter objekt, seier objekttypen kva type objekt som blir nytta, for eksempel personar, eigedomar, administrative einingar osv.

Offentleg arkiv Arkiv (1) som er skapt av eit offentleg organ.

Offentleg arkivskapar Arkivskapar i eit offentleg organ.

Offentleg journal Ein kopi av journalen som blir lagd fram for allmenta. Opplysningar som er unnatekne frå offentleg innsyn er skjerma i offentleg journal.

Offentleg organ Etter arkivlova § 2 er eit offentleg organ ein statleg, fylkeskommunal eller kommunal institusjon eller eining.

Offentleg utval Statleg, fylkeskommunalt eller kommunalt råd, utval, nemnd, komité eller liknande, jf. arkivforskrifta § 1-2.

Offentleg versjon av dokument En versjon av eit dokument som det gjeld unnatak frå innsyn for, men der alle sensitive opplysningar er skjerma slik at dokumentet kan offentleggjerast.

Offentlegheit Det at eit dokument er tilgjengeleg for allmenta, dvs. ope for innsyn etter hovudregelen i offentleglova, jf. § 2. Dokument som det er gjort unnatak for når det gjeld denne regelen, blir omtalte som unnatekne frå innsynsretten.

Offentlegprinsippet Prinsippet om at allmenta skal ha rett til innsyn i avgjerdsprosessane hos den offentlege forvaltninga. Offentlegprinsippet omfattar dokumentoffentlegheit og møteoffentlegheit.  Sjå stortingsmelding nr. 32 (1997–98).

Optisk medium Elektronisk (digitalt) medium der informasjonen blir lagra «optisk», for eksempel ved hjelp av hol i ei metallplate eller ved ulike fargar og strukturar i eit fargestoff. Informasjonen blir lagra («brent») og avlesen med ein laser. Cd-plater er dei vanlegaste slike medium.

Ordningsprinsipp Prinsipp for ordning av arkivmateriale. Det består av to hovudelement – eitt inndelingssystem og eitt rekkjeordningssystem.  Ordningsprinsippa for eit sakarkiv er vanlegvis gjort greie for i ein arkivnøkkel.

Organ Oftast brukt i tydinga offentleg organ, jf. arkivlova § 2. Merk også omgrepa folkevalt organ, kollegialt organ og politisk organ.  Desse er ikkje offentlege organ i arkivlova sin forstand, men offentlege utval etter arkivforskrifta § 1-2.

Organinternt dokument Dokument som eit offentleg organ har utarbeidd for den interne saksførebuinga. Sjå også Internt dokument.

Overføring av arkiv Overføring av arkiv (1) frå eit offentleg organ til eit anna, eller til verksemder (2) utanfor for forvaltninga. Overføring til arkivdepot blir kalla avlevering.

Overføringsliste Arkivliste over materiale som er overført frå eit offentleg organ til eit anna, jf. pålegg etter arkivforskrifta § 3-22. Sjå også Avleveringsliste.

Overlappingsperiode Overgangsfase mellom gammal og ny arkivperiode, oftast dei to første åra av kvar ny arkivperiode.

Part Person eller verksemd (2) som avgjerda i ei sak rettar seg mot, eller som saka elles gjeld. Sjå forvaltningslova §2.

Partsinnsyn Det at den som er part  i ei sak, får gjere seg kjend med innhaldet i dokumenta i saka.  Retten til partsinnsyn er regulert i forvaltningslova § 18.

Pasientjournal Helseinstitusjonane og primærlegane sin dokumentasjon av behandlinga av den einskilde pasient. Ein pasientjournal består både av registrerte opplysningar og dokument.  I helsesektoren blir gjerne uttrykket journal brukt om pasientjournalar, mens det i forvaltninga elles blir brukt om postjournalar.

Periodisering Setje eit kontrollert tidsskilje i arkivet med jamne eller ujamne mellomrom. Dette inneber at alle saker med dokument som har vorte registrerte innanfor eit fast tidsrom (ein arkivperiode ) blir sette bort samtidig, og som ei eiga eining, i bortsetjingsarkivet . I elektroniske journal- og arkivsystem (Noark ) blir det sett tidsskilje ved at alle registreringar innanfor ein eller fleire arkivperiodar blir tekne ut av den aktive Noark-basen og plasserte i ein historisk base og/eller bevarte i form av utskrift på papir eller på mikrofilm.

Periodiske oppgåver, aktivitetar Oppgåver som blir utførte med meir eller mindre faste mellomrom som eit fast innslag i arkivarbeidet. Dei vanlegaste slike oppgåver er periodisering og bortsetjing av arkivet (1), og avlevering til arkivdepot.

Permanent papir Internasjonal standard (ISO 9706) for papir som skal tole langtidsoppbevaring.

Personopplysning Etter personopplysningslova § 2: Opplysning og vurdering som kan knytast til ein enkeltperson.

Personregister Etter personopplysningslova § 2: Register, oversikt mv. der personopplysningar er lagra systematisk slik at opplysningar om den einskilde kan finnast igjen.

Personvern Å sikre at personopplysningar blir behandla på ein slik måte at dei ikkje skader personen sine interesser.

Politisk organ I utgangspunktet det same som eit folkevalt organ.  Men styre, råd og utval som er valde av eit folkevalt organ, vil også i ein del tilfelle bli vurderte som politiske organ. Eit politisk organ er ikkje eit offentleg organ i arkivlova sin forstand.

Postjournal Sjå Journal.

Postliste En liste over journalførte saksdokument som er mottekne i eit bestemt tidsrom.

Presedens Prinsipielt viktig avgjerd som er regeldannande for behandling av liknande saker.

Privat arkiv Arkiv (1) som ikkje er offentleg arkiv etter arkivlova.

Private arkivskaparar Arkivskaparar som ikkje er eit offentleg organ eller del av eit slikt.

Produksjonsformat Format som eit elektronisk dokument er produsert i, vanlegvis det lagringsformatet som blir nytta av eit tekstbehandlingssystem.

Protokoll

1•Innbundne dokument (bok) med blanke ark som blir nytta til føring av møtereferat, register osv. Protokollar kan også produserast i ettertid ved innbinding av arkivmateriale på lause ark, for eksempel manuelle journalar og kopibøker.

2•Referat frå møte, sjå Møteprotokoll .

Proveniens Arkivmaterialet sitt opphav, dvs. kven som er arkivskaparen.

Register Systematisk oppstilling av opplysningar. Oppstillinga er vanlegvis i tabellform, slik at dei ulike typane opplysningar står i kvar si kolonne, mens dei einingane opplysningane gjeld står på kvar si linje.

Registermateriale Materiale som består av eitt eller fleire register. Elektronisk registermateriale er vanlegvis det same som databasar.

Rekkjeordning Den ordninga av eit arkivmateriale som følgjer av eit gitt rekkjeordningssystem.

Rekkjeordningssystem Del av eit ordningsprinsipp for arkivmateriale. Rekkjeordningssystemet fastset kva kriterium som skal brukast til å halde dei forskjellige einingane (dokument, saker, mapper, objekt, arkivstykke mv.) frå kvarandre, og korleis rekkjefølgja på dei skal vere. Eksempel kan vere rekkjeordning etter dato i stigande rekkjefølgje, namn i alfabetisk rekkjefølgje osv.

Relasjonsdatabase Database som består av fleire tabellar (register), og der forholdet (relasjonen) mellom postane i tabellane er markerte ved tilvisingar til postane sitt identifikasjonsnummer eller liknande.

Rensing Fjerning av binders, plast mv. frå arkivmapper.

Restanse Motteke dokument som ikkje er avskrive.

Restansekontroll Oversikt over og kontroll med restansar.

Restanseliste Liste over restansar.

Riksarkivar Leiar for Arkivverket og Riksarkivet.  Etter arkivlova og arkivforskrifta har Riksarkivaren omfattande ansvar og fullmakter overfor den offentlege forvaltninga i arkivspørsmål. Sjå også Arkivstyresmakt.

Riksarkivet Arkivdepot for den sentrale statsforvaltninga. Del av Arkivverket.

Sak

  1. Abstrakt: Eit spørsmål som er til behandling på grunnlag av eit spørsmål utanfrå eller på initiativ frå organet sjølv (jf. forvaltningslova og offentleglova). Uttrykket blir også nytta om sjølve behandlingsgangen.
  2. Konkret: Ei sak omfattar dei saksdokument, registreringar, påskrifter og liknande som oppstår og/eller inngår i behandlingsprosessen.
  3. I elektroniske journal- og arkivsystem (Noark ): Ei sak består av ein eller fleire journalpostar med tilhøyrande dokument, som er knytte saman under ein felles identitet (saksnummer).

Sakarkiv Den delen av arkivet som består av saksdokument.  Merk at omgrepet saksdokument i nokre tilfelle også blir nytta om dokument som ligg utanfor det ein normalt vil sjå som sakarkivet.

Saks- og dokumentnummer Identifikasjonsnummer for registrerte saker og dokument i eit elektronisk journal- og arkivsystem basert på Noark -standarden. Den einskilde journalposten får nummer når den blir oppretta. Saksnummeret er eit felles identifikasjonsnummer for heile saka (3), mens dokumentnummeret er eit løpenummer for registrerte dokument (journalpostar) innanfor saka.

Saksbehandlar Den personen i organet som står for behandlinga av ei sak eller enkeltdokument i ei sak.

Saksbehandling Vurdering av informasjon knytt til ei intern eller ekstern problemstilling og utarbeiding av det nødvendige grunnlaget for ei avgjerd eller eit vedtak. 

Saksbehandlingssystem System for elektronisk saksbehandling.

Saksdokument Etter offentleglova er forvaltninga sine saksdokument dokument som er utferda av eit forvaltningsorgan, og dokument som er komne inn til eller lagde fram for eit slikt organ. I arkivsamanheng blir omgrepet brukt i hovudsak på same måte, men litt meir avgrensa, jf. kapitla 6.1.1 og 9.1.1. Eit saksdokument er alltid eit arkivdokument, men ikkje alle arkivdokument er saksdokument.

Saksframlegg I kommunal/fylkeskommunal forvaltning: Saksframlegget inneheld administrasjonen si utgreiing og eventuell innstilling i saker som skal behandlast i politiske organ

Saksgang  Gangen i behandlinga av ei sak, dvs. sjølve behandlingsprosessen. Omfattar dei trinna eller fasane som ei sak følgjer frå den oppstår til den er avslutta.

Sakjournal Journal der journalpostane alltid er knytte til ei sak og ordna etter saker.

Saksnummer Unikt identifikasjonsnummer for den einskilde saka .  Sjå også saks- og dokumentnummer.

Saksomslag Omslag der ein samlar dokumenta i ei sak.   Sjå også Arkivmappe.

Saksoppfølgjing Det å følgje opp behandlinga av ei sak, for eksempel med kontroll av saksbehandlinga når det gjeld forfall, restansekontroll mv.

Sakstittel Tittel på ei sak i arkivet (1).  Sakstittel blir registrert i journalen og blir ført på saksomslaget.

Sletting Øydelegging av opplysningar eller dokument. Omgrepet blir bl.a.nytta i personregisterlova og personopplysningslova.

Sentralisert arkivordning Arkivordning (2) der eit organ berre har ein arkivskapar og eitt arkiv (1) som er plassert ein stad.

Skanning Omforming (konvertering) av eit papirdokument til eit digitalt (elektronisk) biletformat.

Skarpt periodeskilje Absolutt periodeskilje i arkiv (1) og journal, der utskiljing og bortsetjing av arkivsakene  blir gjort straks ein periode er avslutta.

Spesialrom for arkiv Rom for oppbevaring av depotarkiv og bortsetjingsarkiv.  Det blir stilt strengare krav til spesialrom enn til andre typar arkivlokale.

Staten sin fellesnøkkel Felles arkivnøkkel for statsforvaltninga. Riksarkivaren (1988).

Statleg arkiv Arkiv (1) skapt av eit statleg organ.

Statsarkiv Arkivdepot for den regionale og lokale statlege forvaltninga. Del av Arkivverket.

Statsforetak Statleg verksemd (2) som blir regulert av ei eiga lov om statsforetak. Privat arkivskapar etter arkivlova.

Stikkord Ord som blir registrerte (for eksempel i eit journal- og/eller arkivsystem ) for å karakterisere/informere om innhaldet i eit dokument. Stikkord blir valde fritt ved registrering. Sjå også Emneord.

System Sammensett eining av mange forskjellige komponentar/modular/delar som gjer ein brukar i stand til å utføre bestemte oppgåver.

Systemdokumentasjon Utgreiing om korleis eit system er bygt opp og fungerar. Omgrepet blir først og fremst brukt i samband med elektroniske system.

Teielovnad Erklæring som ein forskar må gi når vedkomande får tilgjenge til materiale som det gjeld teieplikt for.

Teieplikt Etter forvaltningslova § 13 og føresegner i ei rekkje særlover. Plikt til å hindre at uvedkomande får tilgjenge eller kjennskap til bestemte typar opplysningar.

Tilbakelån Det at eit arkivskapande organ får lånt tilbake arkivmateriale som vedkomande organ har levert til eit arkivdepot.

Tileigning (tileigne seg arkiv) Overta arkivmateriale som er skapt av ein annan instans.

Utgåande dokument Dokument som eit organ sender til ein annan instans. Sjå også Eksternt dokument.

Utlånskort Kort som blir plassert i arkivet, for eksempel i ei arkivmappe, for å markere at materiale (vanlegvis ei sak eller delar av ei sak) er utlånt.

Utskrift

  1. Avskrift av utdrag frå eit dokument, for eksempel karakterar frå ein eksamensprotokoll.
  2. Papirutskrift av elektroniske dokument eller opplysningar.

Utval Fellesomgrep for kollegiale organ som styre, råd, komitéar, utval og liknande. Offentlege utval er ikkje offentlege organ i arkivlova sin forstand, men dei er underlagde delar av føresegnene i arkivforskrifta, jf. arkivforskrifta § 1-2.

Utvalsarkiv Arkiv (1) skapt av eit (offentleg) utval.  Merk at ikkje alle offentlege utval dannar eigne arkiv.

Verksemd

  1. Aktivitetar i eit offentleg organ, ein organisasjon, institusjon, ei bedrift og liknande, eller hos ein person.
  2. Eit offentleg organ, ein organisasjon, institusjon, ei bedrift og liknande, eller ein del av ei slik eining.