Generelt for kommunal sektor

Føresegnene i arkivlova gjeld for alle offentlege organ i Noreg. Lova definerer eit offentleg organ som ein statleg, fylkeskommunal eller kommunal institusjon eller eining. Alle offentlege organ i Noreg har plikt til å ha arkiv. Dei to viktigaste forskriftene til arkivlova er arkivforskrifta og Riksarkivaren si forskrift, og kommunane skal også følgje desse. I den sistnemnde forskrifta er det spesielt fokus på kommunal sektor i kapitla II, IV, V, VII og IX

Interkommunalt samarbeid

Mange interkommunale samarbeidsordningar eller verksemder skaper offentlege arkiv, slik desse er definerte i arkivlova. Samarbeidsordningane pliktar å ha arkiv, og dei pliktar å handtere arkivet i tråd med arkivlova med forskrifter. For ytterlegare informasjon om arkiv og interkommunalt samarbeid, sjå Riksarkivaren si rettleiing om arkiv i interkommunale samarbeidsorgan.

Arkiv over fleire forvaltningsnivå

I fleire tilfelle er kommunane involverte i å skape arkiv over forvaltningsgrensene. Riksarkivaren gjer merksam på at det arkivmaterialet som kommunal sektor skaper, er kommunalt arkivmateriale og skal behandlast og oppbevarast deretter.

Normalinstruksen

I arkivforskrifta § 5-12 er det fastsett at den einskilde kommunen og fylkeskommunen skal fastsetje eigne spesifiserte krav til arkivmateriale som skal leverast til arkivdepot, og reglar for tilbakelån frå arkivdepot. Slike føresegner skal baserast på ein normalinstruks utarbeidd av Riksarkivaren. Normalinstruksen er utarbeidd og baserer seg på Riksarkivaren si forskrift, kapittel VIII.

Instruksen tok til å gjelde 01.06.2002.

Kommunale aksjeselskap

Kommunale aksjeselskap som ikkje blir omfatta av offentleglova, vil heller ikkje vere omfatta av arkivlova sine føresegner om offentleg arkiv. Etter arkivlova er dette private organ og ein kan handtere arkiva sine i tråd med dei føringane som er gitt i stiftelsesdokumentet eller på annan måte. Reglane for offentlege arkiv er likevel ei oppskrift på god arkivskikk, og dei kommunale aksjeselskapa blir oppfordra til å følgje desse reglane når det er praktisk mogeleg.