Arkivverket si tilsynsverksemd

Riksarkivaren har rettleiings- og tilsynsansvar for arkivarbeidet i offentlege organ. Formålet med tilsyn er å sikre at bevaringsverdige arkiv blir tekne vare på og kan gjerast tilgjengelege (jf. arkivlova sin formålsparagraf), også etter at organet sine behov ikkje lenger er til stades. For arkivdanning betyr det å kontrollere at arkivdanninga skjer i samsvar med relevante føresegner i arkivlova med forskrifter. Det blir kontrollert at dei faglege metodane som blir brukte er i tråd med Riksarkivaren sine godkjenningar og tilrådingar. Metodane må til dømes sikre at det digitale materialet kan deponerast/avleverast med autentisitet, integritet og kontekst i behald.

Elektronisk arkivdanning er i prinsippet ikkje forskjellig frå annan type arkivdanning, men gir ein del andre tekniske og arkivfaglege utfordringar. Dette har nedfelt seg i forskrift om behandling av offentlege arkiv, som har eigne instruksar for avlevering og deponering av  ikkje-elektronisk og elektronisk arkivmateriale.

Ved gjennomføring av tilsyn vil eitt av elementa vere å avdekkje om verksemda har forstått denne forskjellen, og om forvaltningsorganet har retta seg etter Riksarkivaren sine krav.

Heimel for tilsyn

Heimelsgrunnlaget for Riksarkivaren si tilsynsfullmakt står i arkivlova § 7: ”Riksarkivaren har rettleiings- og tilsynsansvar for arkivarbeidet i offentlege organ.” Vidare i same paragraf blir det sagt at Riksarkivaren kan krevje å få framlagt journalsystem, arkivnøklar, arkivinstruksar m.m. for godkjenning, inspisere arkiv og gi pålegg som er nødvendige for å oppfylle føresegner gitt i eller i medhald av arkivlova.

Arkivlova § 8 pålegg offentleg forvaltning å gi opplysningar til Riksarkivaren om arkivmessige forhold, og om forhold som kan ha betydning for oppfylling av formålet med arkivlova. Riksarkivaren kan også be om regelmessige rapportar. Opplysningar og rapportar skal gis uavhengig av ei eventuell teieplikt som forvaltninga er underlagd.