Kva er arkiveringsplikta?

Eit offentleg organ skal arkivere alle dokument som blir til som ledd i verksemda, dersom dei har verdi som dokumentasjon eller er gjenstand for saksbehandling. Arkiveringsplikta gjeld både for dei breva ein mottek, dei ein sender ut og i tillegg dei interne notata. Arkiveringsplikta er dermed meir omfattande enn journalføringsplikta.

Kvifor har forvaltninga arkiveringsplikt?

Arkiva skal:

  • sikre at forvaltninga kan dokumentere vedtaka sine og arbeidet sitt for all ettertid
  • sikre publikum tilgjenge til viktig informasjon om forvaltninga sine planar og aktivitetar  
  • sikre at publikum kan dokumentere eigne rettar om eigedom og tryggje personlege rettar og rettsvern
  • sikre publikum infomasjon som kan brukast i kulturelle aktivitetar  
  • sikre at forvaltninga si historie kan skrivast i framtida

Kjekt å vite

Dersom eit dokument korkje har verdi som dokumentasjon eller er gjenstand for saksbehandling, skal det arkivavgrensast, det vil seie at det ikkje skal arkivleggjast.

Lovheimel

Arkivlova §6 seier om arkivansvaret at offentlege organ pliktar å ha arkiv, og at det skal vere ordna og innretta slik at dokumenta er sikra som informasjonskjelder for samtid og ettertid.