Kan kontraktar og avtalar kasserast etter at dei er skanna?

Når dokument på papir blir skanna og arkiverte elektronisk i tråd med Riksarkivaren sine føresegner, kan papirversjonen av dokumenta kasserast med mindre lovbestemte formkrav eller andre juridiske omsyn krev at papirversjonen blir bevart.

Lovbestemte formkrav kan for eksempel vere krav om handskriven signatur. Andre juridiske omsyn kan vere at ein avtalepart krev at avtalen skal finnast på papir eller at IKT-tryggleiken ikkje er god nok til å verne dokumentet sitt innhald på det nivået som blir kravt.

Det er vanlegvis den skanna versjonen som skal leverast til arkivdepot, men Riksarkivaren kan fastsetje at papirversjonen også skal bevarast. Riksarkivaren har gjort slike vedtak i tilfelle der verken det elektroniske eller papirbaserte arkivet er komplett.

Kva dokumenttypar bør oppbevarast på papir?

Alle verksemder må vurdere kva dokument som ikkje skal makulerast etter skanning. Det kan også vere dokument som ikkje skal lagrast i elektronisk form. Vurderinga bør omfatte alle typar dokument, og ikkje berre bli avgrensa til avtalar og kontraktar. Det bør setjast opp ei oversikt over kva dokument dette er, og korleis dei skal behandlast:

  • Dokumenttypen kan ikkje skannast (f. eks. fordi opplysningar skal skjermast, og systemet ikkje er sikkert nok for opplysningar på dette tryggingsnivået)  
  • Dokumenttypen skal alltid oppbevarast både på papir (originalen) og i skanna versjon  
  • Dokumenttypen skal oppbevarast både på papir (originalen) og i skanna versjon i ein avgrensa periode før papirversjonen kan makulerast  
  • Eventuelle andre forhold som spelar inn

Lovheimel

Riksarkivaren si forskrift kapittel IX § 1-3 omhandlar kassasjon av papirversjonar ved skanning.