Kva er eit personalarkiv?

Eit personalarkiv består av dei dokumenta som gjeld den einskilde tilsette. Det er som regel personaleininga som er ansvarleg for å behandle personalsaker.

Korleis organisere eit personalarkiv?

Også dokument som inngår i personalsaker er underlagde føresegnene om journalføring og arkivering. Det er ikkje nødvendig at personalarkivet blir periodisert like ofte som resten av det administrative arkivet. Ved bruk av elektronisk arkiv kan det derfor vere klokt å organisere personalarkivet som ein eigen arkivdel. Dersom rutinar og opplegg for informasjonstryggleik ikkje er gode nok, er det ingenting i vegen for å behalde personalarkivet som eit papirarkiv fram til tryggleiken er på plass. Det er fleire måtar å handtere den einskilde personsaka på. Dei vanlegaste variantane er

  1. å definere ei personalmappe som ei sak
  2. å opprette ei sak for kvart tilfelle og klassere den først på personen (f.eks. etter namn, fødselsnummer eller tilsettnummer) og deretter på emne (f.eks. permisjon eller kurs).

Kva med omorganiseringar?

Personalmapper inneheld ofte sensitive personopplysningar som det ikkje er gitt at ny arbeidsgivar har krav på å få. Det blir derfor rådd til at personalmapper ikkje utan vidare blir fullt og heilt overførte til ny arbeidsgivar. Full overføring kan berre skje etter samtykke frå dei det gjeld. Ny arbeidsgivar må sjølv opprette personalmapper på vanleg måte. Dersom den nye arbeidsgivaren etter omorganiseringa har personalmapper for desse personane frå tidlegare, kan arbeidsgivaren halde fram med å arkivere personaldokumentasjon i desse mappene. Dei fullstendige personalmappene frå nedlagde organ, bør overlatast til depotinstitusjon. Berre nødvendige kopiar knytte til pensjonsrettar (lønnsfastsetjing og ansiennitet) og kompetanse blir tekne med til ny arbeidsgivar, etter samtykke frå den einskilde medarbeidaren eller dei tillitsvalde.

Kjekt å vite

I eit elektronisk personalarkiv kan korrespondansen med dei tilsette likevel skje på papir. Ingen andre enn dei som har saksbehandlingsansvar skal ha tilgang til dokumenta. Den tilsette har rett til innsyn i personalmappa si, men dette gjeld ikkje nødvendigvis alle dokumenta og opplysningane. For eksempel har ikkje den tilsette krav på å sjå opplysningar som det av helsemessige årsaker er utilrådeleg at vedkomande får kjennskap til. Også andre forhold som den tilsette av særlege grunnar ikkje bør ha kjennskap til, kan skjermast. Dette gjeld for eksempel vurdering om vedkomande som er gitt av andre. For å sikre dette blir det rådd til ein rutine der personaleininga alltid ser gjennom personalmappa før den tilsette sjølv får sjå den.

Lovheimel

I følgje arkivforskrifta § 3-12 kan leiinga i eit organ fastsetje at enkelte delar av sakarkivet (f.eks. personalmappene) skal haldast utanfor periodisering eller følgje særskilte prinsipp for periodisering. Slike unnatak skal spesifiserast i arkivplanen.

Hugs at personopplysningslova også gjeld for personalsaker. Sensitive personopplysningar bør skjermast etter føresegnene i tryggingsinstruksen, og destruerast etter føresegnene i forskrift om informasjonstryggleik.

Den generelle innsynsretten som tilsette har i eigne saker, er regulert i forvaltningslova og forvaltningslovforskrifta.